仕事を覚えるには「質問力」を磨くのが有効だ

上司との雑談、会議の発言…こうすれば良い

まず、癖にしたいのは確認だ。言われた内容を、その場で確認するだけなので、質問をするタイミングをつかみやすいし、ミスや誤解の防止につながる。

「誤った理解での仕事は安全に関わるので、指示に対しては、必ず『〇〇ということでよろしいでしょうか?』と確認することにしています。間違っていれば、その場で訂正してくれるので、自信をもって仕事に取り組めます」(客室乗務員・23歳)

「上司から、『明日の9時にA社のB支店に行く』と言われたので、9時にA社に行ったら、『どこにいるんだ!?』と怒りの電話。9時に上司と一緒にA社に向かうという意味だった。以来、必ず5W1H(誰が、いつ、どこで、なにを、なぜ、どのように)を確認するようになりました」(金融・33歳)

上司や先輩が言葉足らずの指示をしてしまうことは少なくない。時には言い間違え、勘違いもあるので、特に場所や時間は、遠慮するどころか積極的に確認しよう。一方、確認は、テキトーな指示を出す先輩や上司を見破る手段としても役立つ。

「資料作成の時。『ここを、もう少し訴えかけるイメージで』『この要素が足りないよ』『もっとポイントにしたいことを前面に出して』など、先輩や上司からいろいろ指摘されます。その時には、必ず『こうすればいいですか?』と具体的に聞くことにしています。

大抵の人は、さらに具体的に口頭、時には紙に書いてより深く説明してくれますが、中には『具体的なイメージもなく思いつきで指摘している人』がいることがわかりました。確認をすることで、こうしたテキトーな人の指摘に振り回されることを避けられるようになりました」(コンサルティング・28歳)

質問して大丈夫なタイミングを見計らう

とはいっても質問の言い方やタイミングで、先輩や上司の機嫌を損ねてしまうということは多々ある。

「最も困るのが、『この前、頼まれた書類をつくってみたのですが、今、時間大丈夫ですか?』といった質問。いろんな案件を頼んでいるので、どの案件かわからないし、どのくらい時間がほしいのかもわからない。こういう不明確な質問は、正直、イラッとします」(IT・29歳)

もちろん、質問しているほうは、なぜイラっとさせてしまうのか、もしかしたらイラっとさせていることすら気づいていないかもしれない。また、一度イラッとされたため、怖くて質問できなくなった人もいるだろう。イラッとさせずに上手に質問するためには、どうすればいいだろうか。

「上司や先輩に質問するために重要なことは3つあります」と話すのは人材派遣や教育事業を手がけるキャプランの教育・研修部門、Jプレゼンスアカデミー事業本部の伊東絹子チーフインストラクターだ。

まずは相手の都合に対する配慮。今、質問しても大丈夫そうか、タイミングを見計らってから声をかけ、「昨日の見積もりの件でお聞きしたいのですが、10分くらいお時間をいただけますでしょうか」と内容と時間を告げる。

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