｢人を不愉快にする手紙｣書く人に欠けた配慮 ｢忖度｣はビジネスレターでも役に立つ

こちらの意図を的確に伝えるための「ビジネスレターの書き方」とは？（写真：kou／PIXTA）  

ビジネスで「手紙を送る」意義

ビジネスシーンで手紙を用いるときは、たいていこちらから何らかの意思を伝えることが目的です。クレームや発注案件の仕様変更など、こちらの要求を突きつける場合であればストレートに表現することも可能ですが、わざわざ手紙というメディアを選んでいるということは、多くの場合、その目的はこちらの頼みごと、お願いごとであろうと思います。

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こちらの頼みごと、お願いごとですから、あまりストレートな文面だと厚かましそうで、ためらいがちです。といって、極端に婉曲（えんきょく）的な表現では、結局、肝心なことがあいまいなままで、何を伝えたいのか不明瞭になりかねません。

たとえば、使っているシステムが古くなっている会社にリニューアルを提案するとき、あまりダイレクトに「貴社のシステムは旧式です」とは言いづらいはずです。そのため、下の文例Aのように、遠慮がちな表現でシステムのリニューアルを提案しがちですが、これでは結局、何の話をしているのかよくわかりません。

お役に立ちたいと言われましても、このままでは何をしてくれるのか、相手はよくわかりません。