メールの印象が悪い人が知らない小さなコツ 単語を1つ変えるだけで印象が良くなる

言葉の使い方ひとつで、メールの印象は変わります。相手に気持ちよく受け取ってもらえる例文を紹介（写真：oatawa / iStock）

私は仕事柄、手紙を送ることは多いほうだと思います。メールで送ることもありますが、面識のない人にはほぼ手紙で送っています。

よいと思った文章はまねしなさい

いまでは自分のオリジナル表現のように使っている文面でも、本をただせば、もらった手紙からよいと思った表現を使わせてもらっているものが多々あります。たとえば、こちらからの依頼を承諾してもらったとき、昔はこうお礼を書いていました。

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【例文A】
今般は、ご多忙にもかかわらず、執筆をご承諾いただき誠にありがとうございます。

しかし、ある団体から講演の仕事の依頼があり、それを引き受けたとき先方から次のような返信をもらいました。

【例文B】
今般は、ご多忙にもかかわらずご快諾いただき誠にありがとうございます。

「承諾」と「快諾」は、依頼を受けるという点では同じです。しかし、快諾という表現のほうが、より気分よくことが運んでいる印象を受けます。それで、以後は私も「ご承諾」ではなく「ご快諾」を多用することにしました。実際の経緯はどうあれ、「ご快諾いただき」とお礼を述べられたら、何かよろこんで引き受けたような気になってくるものです。