新入社員は「PCの大掃除」が年末の大仕事だ

作業効率に影響、年の瀬こそやっておきたい

ちなみにノートPCの場合は、本体やキーボード部分はエタノールでの拭き取り、キーボードや差し込み口はエアダスターで対応。そして画面はメガネ吹きで拭く、というのが正解だ。キートップが抜けない機種がほとんどなので、注意したい。

実のところ最も大掃除しておきたいのが、パソコンの本当の内部、ハードディスクの中身かもしれない。大抵1年も使えば、パソコンの中には、ムダなファイルがどっさりと入ってくるからだ。

とくに他部署や取引先からメールで届いたテキストデータやエクセルファイル、画像データなどをダウンロード。しかし、以前取り込んだものを改めてダウンロードしてしまい、知らず知らずのうちに同じ内容のデータがパソコン内のどこかしらに重複して存在している人は多いものだ。

「こうした重複するデータはまったく意味がないうえに、じわじわとハードディスクの容量を圧迫します。かといって大抵、微妙にファイル名を変えて保存していたりするので、自力で探すのは難しい」(芹澤さん)

1年分のファイルをまとめて、あとは検索機能を活用

そんなとき使えるのが「File Many」というフリーソフトだ。これをインストールした後、重複ファイルを探したいフォルダを指定。「検索」ボタンをクリックするだけで、フォルダ内の重複ファイルを見つけ出して、一覧表示をしてくれる。実際のデータの中身やファイルサイズで「保存した名前は違うが中身は同じ」というファイルをあぶり出してくれるので、片方をその場で削除すればいい。

「ムダなデータがパソコン上にあれば、やはり処理スピードは多少遅くなっていく。年に1度はこうしたファイルの大掃除もやっておきたいですね」(芹澤さん)

また、そもそもファイルの整理が苦手で、デスクトップ上にやたらと作業中のデータが乱立していたり、中途半端に分類したファイルをいくつもつくって「何がどこにあるかわからない」という、カオスなファイル管理をしているひとは多いはずだ。こういうタイプは、むしろ「仕事のデータは1年間分、すべて1つのファイルにまとめて、とにかくそこに保存しておく」という手がおすすめだという。

「今はパソコンの検索機能が高いので、中途半端にデータ名を工夫したり、ルールづけしてファイルを分けるよりも、1つのファイルに入れておいて“検索”で使うデータを見つけるほうがムダがない。ファイルを指定して検索すれば『拡張子』『日付』『データ名』などで並べ直せるし、データ内のテキストなどでも素早く検索してくれる。かつてのように検索時間もかかりませんからね。ただし、ファイルが複数にわたると面倒だし、時間もかかる。だから1つのファイルに入れておくというのが重要」(芹澤さん)

こうして外から内からパソコンをクリーンアップすれば、年明けからはすっきり晴れやかな気持ちで仕事始めを迎えられるだろう。ついでにだれかの帰省土産の信玄餅のきなこも、まだまだ存分にキーボードのすき間に落とせるはずだ。

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