「iPhoneでスケジュール管理」にはコツがある

「通知」を活用しないのはもったいない

iPhoneの「カレンダー」を使いこなせば、紙の手帳より効率的だ(写真:freeangle / PIXTA)

スマートフォン全盛の今でも、紙の手帳を愛用する人は少なくない。手書きでサッと記録ができたり、一覧性が高かったりするのが、その理由だろう。一方で、iPhoneのカレンダーは、確かに詳細な予定を見る際にタップなどの操作が必要になる。サイズもディスプレーによって決まるため、手帳よりも見づらくなることもある。

とはいえ、それはあくまで紙の手帳に慣れていることを前提にした発想にも思える。iPhoneにはiPhoneの、スケジュール管理法があるはずだ。位置情報を使えたり、ほかの機器と予定を簡単に同期できるのは、紙の手帳にない特徴と言える。かく言う筆者も、スケジュール管理は、すべてスマートフォンで行っている。iPhoneでは、標準アプリの「カレンダー」を使い、日々の取材や原稿執筆の予定を記入している。

では、iPhoneならではのスケジュール管理とはどのようなものなのか。今回は、iPhoneに標準搭載されるカレンダーやリマインダーにまつわる裏技を紹介していく。これらを使いこなせば、紙の手帳より効率的なスケジュール管理ができ、ビジネスの質を高める一助になるはずだ。

1.予定は「場所」まで記入する

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iPhoneのカレンダーアプリは、記入できる項目が多く、紙の手帳に慣れていると、入力が面倒だと思ってしまうかもしれない。タイトルや場所、開始時間、終了時間、繰り返しの有無などを個別に設定していかなければならず、手軽さでは手帳に軍配が上がる。ただ、紙の手帳にはできない、デジタルならではの機能もある。それが、出発時間の通知だ。

通知のタイミングはスケジュールを入力する際に、設定することが可能だ。予定時刻ちょうどのほか、5分前、15分前、30分前、1時間前などに変更できる。前もって予定を通知してくれるのは、スマートフォンならでは。紙の手帳では、さすがに通知までは出すことができないため、予定を忘れてしまうといったミスを減らせる。

ただし、予定ごとに移動時間は異なる。社内の打ち合わせであれば直前の通知でいいが、電車で1時間かかるような場所に行くときは、1時間半ぐらい前には通知がないと困るだろう。予定に合わせて通知の時間を変えるのは、意外と面倒だ。このようなときは、通知の時間ではなく、予定の「場所」を入力しておく方法をオススメしたい。

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