「計画倒れに終わる人」は時間管理が甘すぎる

やるべきことに集中するための3原則

① 捨てる
② 入れかえる
③ 圧縮する

 

あくまでも、この順番で行うことがポイントだ。

マルチタスクというと、いまの時間の使い方を効率的にするために時間を圧縮することを真っ先に考える人がいるが、それは順番的には最後に行えばいい。または新しい仕事と既存の仕事の優先度を比較してスイッチングをすることも考えられるが、それは2番目でいい。

真っ先に考えたほうがいいのは「いま抱えている仕事で捨てられるものはないか?」である。それが一番簡単で効果があるからだ。

「捨てる」ために既存の仕事の棚卸しをする

捨てられる仕事を浮き彫りにするには、現状抱えている仕事をすべて洗い出し、その時間配分を把握しないといけない。棚卸しする単位は1週間が最適だろう。具体的な行動は変わっても、1週間の業務フロー(や、プライベートな時間の使い方)はそう変わらないはずだからだ。

職場なら一日平均9時間働いていたとしても5日で45時間。その45時間をどんな作業で何時間使っているのかがわかればいい。1日にどのくらい時間をかけるか計測して、それを週に何回行うかで掛け算をすればいい(資料づくり10時間、電話対応4時間、など)。

この作業は一度でもやればそのあとは比較的すんなりと書き出せるはずだし、もし肌感覚でしかわからないのであれば、生活のログを取るアプリなどで一度、自分の1週間の行動をリサーチしてみればいい(感覚的に書き出すと大抵大きくズレる)。

この棚卸し作業が強烈に効くのはプライベートな時間の棚卸しだ。職場の場合は目の前に山積みされた仕事という明確な目標があるので、それなりに時間に対する意識は働きやすいが、「プライベートな時間まで管理するのはちょっと疲れる」という人がほとんどだろう。

実際に当社のワークショップでも社員にプライベートな時間を棚卸ししてもらったが、ほとんどの社員が、自分が想像していた以上に無駄な時間が多いことを知って驚いていた。

さて、時間の「ぜい肉」を削ぎ落としてもなお新しい仕事を実行する時間がないなら、既存の仕事と新しい仕事を優先度で比較して入れかえる。そこで使うのが『7つの習慣』でおなじみの「重要・緊急マトリクス」だ。

次ページ時間の使い方を整理するために
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