「計画倒れに終わる人」は時間管理が甘すぎる

やるべきことに集中するための3原則

プロットが終わったら、新たに追加したい仕事がどの事象に該当するのかを考え、入れかえできそうな仕事を探す。当然、入れかえの第一候補が第Ⅳ事象になることはおわかりだろうが、第二候補は第Ⅲ事象(非重要・緊急)領域である。

自分にとっての重要度を検討する機会に

この第Ⅲ事象に入ってくる典型的な仕事とは以下のようなものがある。

仕事での第Ⅲ事象の例
・上司の思いつきで振られた雑用
・形骸化した会議や報告書
・先輩の愚痴を聞くこと

プライベートでの第Ⅲ事象の例
・友人からの酒の誘い
・配偶者のご機嫌取り
・会ったこともない人の冠婚葬祭

誤解を恐れずにこれらの共通点を言えば、「他人が強く要求してくるが、自分にとってはどうでもいいこと」である。つまり、相手との調整ができれば無駄が省ける可能性が残されているということだ。

とくに職場の場合、PDCAPlan<計画>→ Do<実行>→ Check<評価>→ Adjust<改善または調整>を繰り返して業務を改善していく手法)を回す習慣がない組織ほど無駄な仕事が多い。しかし「慣例だから」というだけで緊急度が上がるわけである。それを打破するには相当なエネルギーを要するが、その方法について検討してみるいい機会になる。

第Ⅲ領域を検討してもスイッチングできないのであれば、次は第Ⅰと第Ⅱの「重要」領域の出番だ。

一般論で言えば第3候補は緊急度の低い第Ⅱ領域(重要・非緊急)になると思われがちだ。ましてや新しい仕事が急を要するものであれば、重みづけとしては新しい仕事が勝る。ただ、個人的にはこの第Ⅱ事象はできるだけ削りたくない。なぜならこの領域はいずれも成長の原資だからである。

仕事での第Ⅱ事象の例
・営業スキルを磨く
・海外のニュースをチェックする
・部下を鍛える

プライベートでの第Ⅲ事象の例
・英会話を学ぶ
・運動をする
・結婚相手を見つける

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