デキる人は｢添付ファイル｣をあまり使わない JTB､ヤマト運輸｢不正アクセス｣に学ぶべき事

しかし、これも結局はその企業がどういうメールソフトを導入しているかに左右されてしまいます。自社の常識は他社の常識ではありませんから、そういえばあの会社の人に今まで添付でファイルを送ったことがないなあと思ったら、面倒でも一言、送付前に添付ファイルの容量について聞いてみましょう。びっくりするぐらいに制限が厳しい会社というのは、今でもけっこうあるのです。

ファイルサイズを小さくするために、「圧縮」という方法があります。「ZIP」などで圧縮すればファイルサイズは小さくなりますから、確かに添付ファイルにおいて有効です。巨大なファイルを何も考えずに送るよりはいいでしょう。ただ、圧縮には問題もあります。

まず、圧縮には向き不向きがあります。圧縮に不向きなファイルの代表としては、JPGやPNGなどの画像ファイル、PDFなどもそうです。これらのファイルは圧縮しても効果があまりありません。ということは、圧縮して解凍する手間が無駄になります。

さらに最近のメールソフトやGmailなどでは、画像はサムネールで表示するものが増えています。が、圧縮してしまうとせっかくの画像表示機能が使えなくなってしまいます。そして、必要もないZIPファイルは後述するウイルス問題とも関係してきます。

なるべくクラウドストレージを使うべき

Dropbox、GoogleDriveやOneDriveといったクラウドストレージを利用したファイル共有が個人や小規模企業で利用されるようになってもう数年以上経っています。このクラウドストレージを使えば、添付は必要ありません。送りたいファイルをクラウドサービスに同期させてしまえば、あとは共有リンクのURLをコピペするだけです。

添付容量制限はクラウドサービスの容量に依存しますので、実質無制限的に使えます。個人的には最近はできるだけ添付をせずにクラウドサービスでファイルをシェアするようにしています。

ただ、会社によってはこういったファイル共有のクラウドサービスに制限をかけているところもありますので、これも初めて送る相手には事前確認しておくべきでしょう。

25MBもの添付ファイルを送るなんていうことは、まだ夢のような話だった時代。そして、クラウドサービスなんて影も形もなかった時代。メールで大容量のファイルを送るにはファイル転送サービスが主に利用されていました。もちろん今でも利用されていますが、当時はあまり選択肢がなかったというのが、今との大きな違いです。