一人でも安心！取引先訪問の｢4つの心得｣ 多様化する受付､遅刻リスクには要注意

このように受付の仕組みが多様化し、遅刻のリスクが増えました。せっかく早くいっても受付でつまずいたら意味はありません。初めて訪れる会社は、会社の場所だけではなく、どんな受付なのか、訪問先のフロアにたどり着くまでにどれだけ時間がかかりそうか、しっかりチェックすべきでしょう。時間つぶしは、そのあとです。

訪問予定先に緊急事態が起きたら

どれだけ経験を重ねても、訪問で悩む場面は出てくるものです。たとえば、スマホでwebニュースをチェックしていると、突然の臨時ニュース。訪問予定の企業の不祥事が報じられていた。こんな時はどうすればいいのでしょうか。

約束通りに訪問すれば「事件に負けずに頑張ってほしい」とエールを送っていることをアピールできそうですが、同時に「この忙しい時に配慮がないやつだ」と思われる心配もあります。かといってキャンセルすれば、「世間の評判に流される信用できないやつだ」と思われそうな気もします。

企業不祥事の火消し役を何度か担当したことがある大手PR会社のCさんは、「『日を改めましょうか。どうしましょうか』とまずは、聞いてみることです」とアドバイスする。

不祥事が起こった場合、確実に忙しいのは対応に追われる広報部と該当部門。不祥事に関係ない部署は通常通りというケースは少なくありません。そうかと思えば、会社の周辺はマスコミ関係者であふれて、そもそも会社に近づけないといったケースもあります。スタッフの多くが自宅待機を命じられ、会社にほとんど人がいないというケースもあります。ですから、まずはメールや電話で確認することが大切です。もっとも微妙な問題なので、電話をかける前に上長の許可を得た方が無難でしょう。

それでは、新聞の一面を賑わすほどではない小さな事件をネットニュースなどでみつけてしまったらどうすればいいのでしょうか。その場合、まず、その会社のWebサイトを確認します。アポイントをキャンセルするほどの不祥事であれば、トップページに「お詫び」や「事件について」などと題した情報がでているはずです。仮に出ていなければ、その問題は、会社全体の問題ではなく1部門の問題、もしくは個人の問題だととらえていると考えていいでしょう。訪問先が不祥事の該当部署でない限り、通常通りに訪問してかまいません。