一人でも安心！取引先訪問の｢4つの心得｣ 多様化する受付､遅刻リスクには要注意

身だしなみに気を遣うことも訪問の基本です。身だしなみは相手に対する敬意のバロメーター。おろそかにしてはいけません。「ワイシャツにアイロンがかかっているのか？」「髪は乱れていないのか？」「清潔感はあるか？」などをしっかりチェック。迷った時には、「より堅く」が鉄則です。

たとえば、広告代理店に勤務するB子さんは、ファッション誌の編集部に出入りしていたため、彼らの服装に影響され、いつしかカジュアルな服装で営業に出るようになっていました。ところがある時、いつものテイストの服で新聞社に行くと、「人にものを頼む服装ではない」とこっぴどく叱られました。スーツを着ていれば、好意的に見られていたかもしれません。もちろん、出版社では怒られたことはなかったのです。

忘れ物も基本的なミスと思われます。わざわざ訪問したのに「資料を忘れた」となれば、「やる気があるのか？」「こんな人と一緒に仕事したくないなぁ」と思われるでしょう。「書類は整っているか？」「名刺の数は足りているか？」「サンプルは入っているか？」といったチェックを事前に行います。持ち物表などをあらかじめ用意しておくのも手かもしれません。

「遅刻厳禁」「身だしなみ」「忘れ物を防ぐ」この3つを守っていれば、訪問の作法としては80点の水準だといえるでしょう。

受付のシステムを事前に把握

しかし、それだけでは完璧とはいえません。受付でかかる時間を考慮しておく必要があります。よくあるのが受付での混雑。会社の前やロビーなどで時間を調整し、約束の時間の5分前に受付に行くと、すでにロビーからはみ出すほどの大行列が出来ているというケースがあります。朝イチの9時、10時、午後イチの13時のアポイントでは、こんな事態に遭遇する可能性があります。さらに、受付票の記入や身分証の提示などの入館手続きがある場合はさらに時間がかかります。せっかく30分前に行ったのに、結果、遅刻ということになるわけです。

最近流行している受付ロボットも曲者です。担当者の名前や部署名を打ち込まなければならない方式、自分の社名や名前を入力しなければならない方式などさまざまなタイプがあります。「担当者誰だっけ？ うちの住所は？」「どこを押せばいいのか？」などとグズグズしてれば、すぐに10分、20分経過してしまいます。あるIT企業を訪ねた時は、受付操作があまりに難しく、10人以上の人がパネルの前で立ち往生をしていました。10分前から操作を始めれば完全に遅刻です。

オフィスのセキュリティが厳しくなる中、受付後に訪問先の部署の誰かが迎えに来る会社も増えています。高層ビルなら迎えの人が来るまでに結構な時間がかかります。