もはや｢本来の目的｣はわからない…【会議のための会議のための会議】という"謎現象"はなぜ起こる

いかがですか? 会社によって多少の違いはあるでしょうが、「会議のための会議のための会議」が重なって、本来の目的は何なのか、わからなくなってしまうこと、ありますよね。

大事なのは提案の中身なのに、それ以外に費やす手間と時間が多すぎます。方向性違いの余計な気づかいを生んでしまいます。

あるいは、自分の発案でなくても、上司から「こういう稟議をあげなさい」と指示される場合もあると思います。いや、そっちのほうが多いでしょう。

そんなときは、余計に、「どうして、自分の意見でもないのに、こんなに苦労して、いくつもの関門を突破しなくちゃいけないんだろう」って、思うことでしょう。

「会議のための会議のための会議」問題

社員数2000人を超えるとムダな会議が増える傾向がありますが、もっと規模の小さい会社でも、同様の事例は珍しくはありません。いったい、どうすればよいのでしょう？

この「会議のための会議のための会議」問題は、なぜ起きるのでしょうか。「そういうものだから」と上司や先輩から言われても納得いかないでしょう。

では、間を飛ばすと何が起きるのか、それは、「上司から、『ぜんぜんだめだ、何やっていたんだ！』と激怒される」かもしれないということです。過剰な気づかいによって、折り重なって会議が増えていくのです。

「他部署の了解を取っておかなくては」「きれいな資料を作ったほうがいいのでは」と、忖度によって会議が増えてしまう。過剰な気づかいは生産性を落とす大きな原因なのです。

少しでも1つひとつの会議の手間を減らしたいですよね。もしも、会議の設定自体を減らせないのであれば、資料を減らすという作戦はいかがでしょうか。

1時間の経営会議のために、現場の社員は平均73時間かけて準備し、うち65時間が資料作成に費やされているという調査結果もあります。