コスト面でも損｢ムダな会議｣を簡単に減らす方法 時給1000円×10人×1時間会議で1万円のロスに

あなたは「耳だけ」参加している会議はありませんか？

配布された資料にパッと目を通した後はひたすらメールを捌いたり、資料作りに精を出す。もちろん発言も質問もなし。聞き流しているだけの「ラジオミーティング」。人によっては、パソコンとスマホを併用して同じ時間に2つの会議に参加し、そのうえ内職もこなしています。

これでは、会議の内容はまったく理解できません。かといって、作業に集中できるかというと、音声や画像が意識に入って来たり、もしかしたら当てられるかもしれない緊張感もあるため、中途半端になってしまいます。

このような会議を良しとしてしまうと、カレンダーはすぐにパンパンになり、ゆっくりと集中する時間は低下。ふと気付くと本当に大切な仕事が後回しになってしまいます。

情報共有ではなく情報伝達

情報共有と言えば聞こえは良いですが、たとえば「新しい業務ルールができました」「新しい部署が開設されます」「プロジェクトの次の手順です」のように既に決まった情報を伝達するだけの会議となっているケースが多いのです。

内容が複雑で、教育や研修的な説明が必要だったり、参加者に納得感を得てもらうために、細かなニュアンスを伝える必要がある場合には会議を開催する意義はありますが、聞き流しても問題ない人が多い場合には、会議のやり方を疑う必要があります。

ここで、まず知っておいていただきたいのは、現代の情報量の多さと情報変化のスピードの速さです。

テクノロジーが発達したことにより、ひと昔前なら他人からわざわざ教えてもらわないと知ることのできなかった情報もタイムリーに取得できるようになっています。逐一情報を伝達をするためにみんなを集めて会議を開かなくても、メールやチャットを使えば適切なタイミングで適切なメンバーに情報を伝えることができるようになったのです。

そこで、情報を伝達するだけの会議は既に役目を終え、別のコミュニケーション方法に置き換えることができます。

本来、情報共有の会議を行う目的は「既に決まった事柄を関係者に伝達する」ではありません。決まったことを理解してもらい、メンバーの中に納得感を醸成させた状態で会議室を出てもらうのがアウトプットです。

簡単な社内ルールの変更ならばメールやチャットで済むため、そもそも会議を開催する必要もありません。

情報を伝達するだけの会議はデジタルの力を借りてできるだけ減らして、新しい時代の会議を作っていきましょう！

（画像：『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）