コスト面でも損｢ムダな会議｣を簡単に減らす方法 時給1000円×10人×1時間会議で1万円のロスに

会議のゴールは大きく分けて4つにわけられます。

①意思決定する

明確な目的に沿って参加者で議論をして、次にどう進めるかを決めて「これでいこう」と合意ができた状態で会議室から参加します。複数ある選択肢の中から取捨選択する「収束」作業です。

②アイデアを出す

議題となるテーマに対して参加者から自由な意見やアイデアを出してもらう会議。意思決定が「収束」作業だとすると、アイデア出しは選択肢を増やす「発散」作業です。

③情報共有する

すでに決まったことを周知させ、メンバーに共有する会議。決まったことについてメンバーの中に納得感を醸成させることを目的とした作業になります。

④交流を深める

参加者が議論やコミュニケーションを通して相互を理解し合う会議です。オフサイトミーティングや1on1などが目的の一部として使われることがあります。

まずは会議のゴールを決めるべき

開催する会議のゴールを定めたら、誰を呼べば必要な議論ができるのかを考えます。多すぎても少なすぎても会議はうまくいきません。

このときに「なんとなく声をかけておいたほうが安心かな」というくらいの人は基本的にいなくても大丈夫なケースが多いです。その場合には、任意参加者として「こういう会議を行うことを知っておいてください。参加はお任せします」と必須参加者と分けて考えることも大切です。

そして偉い人にとっては耳が痛いかもしれませんが、定例会を含むムダな会議が多い原因の1つに「会議好きの上司がいる」ことが挙げられます。

何でもかんでも情報を知っておきたい「仲間外れがイヤな上司」や、とにかく興味本位で何でも聞きたがる「これなんなの上司」。それほど重要でもないのに「ちょっと話を聞かせてほしいので、マネジャー全員集めて」というわけのわからない会議がスケジュールを埋め尽くしていきます。

どうしても部下の話が聞きたいなら1on1などで参加者と時間を限定するなど会議を自制しなければいけません。

自分が部下の場合には、しっかりと成果を出す会議をしたい熱意とセットで、「今回の会議の目的を教えていただけませんか？」と、どんなアウトプットを出す努力ができるのか素直に聞いてみるようにしてください。

会議のゴールを意識して「とりあえず会議」を極力減らしましょう！

（画像：『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』より）