メールのやりとりは「4行以内」が超効率的な訳

ITは「使いすぎない」ことも実は大切である

冒頭のあいさつなど、ついついメールが長くなってしまうことはありませんか(写真:duiwoy /PIXTA)
iCloud、Googleドライブ、Dropboxなど、今では多くの便利なツールが出てきています。しかし、ITは使いすぎないことも大切。メールのやりとりに関しても複雑化しないことがよい、と『スタンフォード式 お金と人材が集まる仕事術』を上梓したスタンフォード大学医学部精神科教授の西野精治氏は言います。その真意はどこにあるのでしょうか。本書を一部抜粋、再構成しお届けします。

IT発祥の地であるシリコンバレーは新しい機能をいち早く取り入れており、私が渡米した1987年の時点でも、スタンフォードではアップルのマックが主流でした。サンノゼに本社があるアドビシステムズがPDFの最初のモデルを作ったのは1993年です。

アメリカの研究の世界ではあっという間に普及しました。論文はPDFでデータ化され、紙に刷らないオンラインジャーナルも増えて、紙の雑誌であっても電子版でいくらでもバックナンバーが閲覧できます。

速報誌の形態も変わり、proof(校正刷り)の最終確認が終わったものから順次発行され、「号」や、「巻」の概念は希薄になり、スピードを重視するがゆえに発表の日付が優先されるようになってきました。

かつて書類整理は一苦労でしたが、1996年に誕生したクラウドコンピューティングがスタンフォードで活用され始めたのは2000年代の初め。私は、PDF化された論文の整理は、無料ソフトであったiPaperという管理ソフトを長らく使っていました。

遠隔でデータにアクセスできる時代

そのユーザーインターフェイスはiTunesとまったく同じで、任意のフォルダーを作成し、iTunesの楽曲と同様に同じ論文を複数のフォルダーに入れて管理することもできます。それ以前は、重要な論文は複数コピーして、関連のあるすべてのフォルダーにしまい込んだりしていたのですが、そういった作業も省略されました。

なにより、4段や5段もある幅1メートル20センチの鉄のファイルキャビネット複数個に収納されていた論文をクラウドに置いて、どの端末からでも、検索、閲覧、整理、印刷がほぼ無料でできるので夢のような話です。

今では、iCloud、Googleドライブ、Dropboxなど多くのサービスが登場し、書庫いっぱいの書類や、集計データや画像データ、動画、講演データも端末さえあれば遠隔でアクセスできるので非常に便利です。

私も一度、講演に使っていたマックに講演直前に不具合が起こり、iPhoneからDropboxのパワーポイントデータを開いてiPhoneで講演を続けたことがあります。アニメーションも動画も可能で、iOSのパワーポイントのほうがマックより安定している可能性もあるので、今後はiPhoneで講演を行おうかとも思っています。

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