コロナ禍で顕在化する｢無礼な人間｣の破壊力 ｢せめて人間らしく｣あるために少しの配慮を

口頭でのコミュニケーションで非常に多くの情報を伝えてくれるボディーランゲージや、声のトーンの変化などは、そこには一切ない。つまり、伝えようとしたことが誤解される、あるいは伝わらないという危険性が非常に大きくなるということだ。

メールを書く際には、従来のコミュニケーションよりもはるかに慎重に考え、細かい配慮をする必要がある。

どういう内容のメールをいつ送るかも大事だし、自分はなぜこのメールを送るのかをじっくりと考えてみることも重要だ。メールの長さにも気を配る。メールを読んでもらうのは、それだけ受け取り手の時間を奪うということだからだ。

明瞭な文章、嘘のない文章になるよう心がける。不特定多数に無差別にメールを送ってはならない。メールを受け取ったら、いいタイミングを見計らって返事をする。文法の正しい文章を書く。他人の個人メールアドレスを無断で多数の人に知らせない。

何かを依頼するメールを送るときは、まず、本当にそれを依頼することが必要なのか、また、送り先の人が本当に適切な依頼相手なのかをよく考える。

自分の側ですぐにできることはすべて自分でするべきだ。インターネットで調べればすぐにわかることを教えてほしいと頼むべきではない。その人に頼むよりも、もっと簡単な方法でできるようなことを頼むのも間違っている。

メールに関するエチケットはどれも難しいことではない。しかし、時間がないときや、心にゆとりがないときには、つい忘れてしまいがちなことが多い。

特にリーダーは自らの行動、習慣で皆に模範を示さなくてはならない。メールについても、リーダーが他人を尊重するような使い方をしていればそれが基準になる。

例えば、リーダーが夜中であろうが週末であろうがおかまいなしにメールを送る人だったとしたらどうか。リーダーからのメールなので、部下としては、すぐに読んで返信をしなくてはと思うだろう。たとえリーダーの側が即座の返信を期待していなかったとしても、そういうタイミングで送信するだけで意図とは違うメッセージが伝わってしまう。メールを書くだけなら、何曜日でも何時でも自由にすればいいだろう。

しかし、書いたものを即座に送るべきではない。いったん下書きフォルダなどに保存してあとから送信するか、自動送信サービスで、勤務時間中に送られるようにしておく。そのほうが早い返信がもらえるだろう。

少しの努力が大きな結果の違いになり得る

この記事ではメールに焦点を当てている。だが、ここでメールだけではないインターネットの世界全般に目を向けてみよう。「アメリカの礼節2014（Civility in America 2014）」という調査によれば、全国民の実に70％が、「インターネットが国民の無礼な言動を助長している」と考えていることがわかった。

だが、オンラインでの無礼を取り締まることは容易ではない。どうすれば、荒らしやあおりといった無礼な言動を防ぐことができるのだろうか。どうすれば攻撃的な言葉や人の気分を害するような画像から、人々、特に若者たちを守ることができるのか。

重要なのは、勤務中でも、仕事を離れた時間でも、ゲームをしているときも、とにかく私たちはオンラインでの礼節に気を配るべきであるということだ。

そうすることで、仕事にしろ、遊びにしろ、物事がうまく運ぶことは間違いない。私たちは電子的なコミュニケーションに関してもっと思慮深くなるべきだろう。ほんの少しの努力が大きな結果の違いになり得るのは、オフラインの場合と同じだ。

メールを送るたびに注意をするようにすれば、仮想の職場も、現実世界の職場と同様、徐々に快適で好ましい場所に変えていける。