｢ありもしないツッコミ｣に怯え≪分厚い会議資料≫を作ってしまう人を待ち受ける"残念な現実"

私も、とっとと結論を言いましょう。「読んだ人に動いてもらえる、わかりやすい資料」にするためには、次の2点を意識してください。

●最初の3行に、要点や結論が書いてある。

●最後には、「相手に求める行動」が書かれている。

2つ目の「求める行動」については、さらに、「それをやることで得られるベネフィット（利益や恩恵）」があれば、動いてくれる確率はさらに高まります。資料で、誰かを動かしたいというのであれば、ぜひ、この2つを心がけてみてください。

「ありもしないツッコミ」に怯えムダな仕事が増加

かしこまった会議ほど資料のぺージが増えます。その最たるものが「役員会議」。たった1時間の役員会議のために、発表資料を70時間かけて作成するという笑えない話もあります。

何しろ、さまざまな会議の中でもっとも効率が悪いのが役員会議です。決定者が複数参加しているためなのか、せっかく集まっても、なかなか決めるべきことを決めてくれません。

そんな会議の配布資料、発表資料は、もう「気づかいのかたまり」。ヘタすると、役員会議が、「役員が決定する場」ではなく、「現場のアピールの場」になってしまうこともあります。

そうなると、部門長は、自分（自部門）が評価されることを狙って、「ちゃんとやってますよ資料」を作成するようになり、さらに、発表資料が肥大してしまうのです。

あなたは、会議用の資料を作っていて、上司からこんな指示をされたことはありませんか？

「今度の会議の資料のこことここ、もしかすると、役員からツッコまれるかもしれないから、回答のために詳しい資料を用意しておいてくれ」

内心「ええーっ」って思いませんか。だって、「もしかしたら質問されるかもしれない」という確率の低い可能性のために、わざわざ資料を作っておくなんて……。

そうやって、苦労して作られた「質問が怖いから作る防波堤資料」が会議で使われることは、ほぼありません。