｢ありもしないツッコミ｣に怯え≪分厚い会議資料≫を作ってしまう人を待ち受ける"残念な現実"

テンプレート化して、必要最小限の必須情報を漏れなく、コンパクトにまとめるのはいいんです。あくまでもそれは、見た人が、パッと短時間で全体像を把握していただけるようにするのが狙いです。

枚数にこだわって、全部読むのに20分くらいかかる内容を1枚に詰め込んでしまったら、意味がありません。まるで飲食店の特盛メニューのようです。

紙の資料だけでなく、「発表資料は1枚にまとめなさい」という言葉だけが受け継がれて、パワーポイント資料でも、1画面にギッシリと情報を詰め込んでいることもあります。

これまでの事例をAIで分析したところ、「パワーポイント資料では、1画面の中に入れる文字数は105文字以内がよい」という結果が出ています。それなのに、ギッシリと情報を詰め込むなんて、「どうぞ、読まずにスルーしてください」と言っているようなものです。

実際に情報を詰め込んだパワーポイント資料の悪い例が下の資料1です。こんな資料を作っているようでは、1枚といえど時間がかかってしまいますし、相手に読まれない資料を作ることは、言うまでもなく時間のムダづかいです。

（出所：『AI分析でわかった 仕事ができる人がやっている小さな習慣』より）

※外部配信先では図表を全部閲覧できない場合があります。その際は東洋経済オンライン内でお読みください

1枚目にこの資料を見せられたら、「さようなら」って言いたくなりませんか？ 資料の1枚目は、10秒で「要はこの資料はこういうものです」という中身が伝わることがベスト。それを意識して、とくに1枚目は、見た人ができるかぎり短時間で全体像を把握できることを心がけましょう。

「1枚目は全体を把握するためのさわり」

「2枚目以降は補足資料」と割り切ってもよいくらいです。

「続きはwebで」がもたらす効果

また、リモート会議では、小さい文字を使用すると、画面共有した相手に見えません。ですから、パワーポイントの文字は、少なくとも24ポイント以上の文字を使ってください。