寝ても覚めても"スマホに届く"大量の｢ビジネスメール｣を楽しく､前向きに打ち返す簡単な3つのコツ

メール返信には鉄則があります。メールの返事はできる限りパソコンで行うのです。なぜならキーボードのほうが圧倒的に速く文字を打つことができるからです。スマホは緊急時のみです。

それ以前にメールで気をつけていることがあります。メールは電話と同じ、いや面会しているのと同じです。ですから、

・メールを処理する

・片づける

という言い方をやめています。というのも、以前はそんな言い方をしていました。でも言葉には言霊があります。言葉の使い方1つで大きく変わります。

ですから僕は、メールは"声"で電話のようなものだと思って対応しています。時々忙しいと、思わず心を失って、「片づけないと」と思うこともありますが、そんな時は、ハッと思い出して「いかんいかん。メールはそんな雑なものではない」と心を入れ替えます。

「メールの返事」というスケジュールを入れない

さて、以前の僕は、午前中に「メールの返事をする」というスケジュールを入れていました。でも今はそんなことはありません。

できる限り会議を短くし、1時間の会議をできる限り45分で終わるようにしているからです。すると15分を作ることができます。それがメール返信の時間です。

僕は、15秒ぐらいあれば1つのメールに返事ができるので、1分間に4通のペースで返信すれば、10分間に40通の返事ができます。そんな時も頭の中で「面倒くさいな」と思わないようにします。

大切なメッセージです。思考は、そのまま文章に出ます。ですから「嬉しいな」「メッセージだ」「よし、これに返事をしよう」などとワクワクしながら懸命に返事をします。

そんな10分、15分を1日に10回作ると、それだけでも400通のメールを送ったり返事をしたりすることができます。

大切なのは、スキマ時間を無理やり作ること。そのために懸命に仕事や会議を短くすること。ビジネスにスピード違反はありません。どんどん速度を上げていきましょう。