仕事が速い上司の｢0秒仕事術｣ベスト3 なぜあの人のチームは成果が上がるのか？

報告メールに「了解」と一言返すだけで、メンバーの報告という仕事が完了します。逆に返信がないとメールを読んだのかすらわからず、報告という仕事が明確に完了しません。

実は、その1秒で終わる「了解」を返信できているかできていないかで、チームのスピードは5倍くらい変わってしまいます。

「あのメール、どうなった？」をなくす方法

メールを送ったけれども部下からの返信がない。でも、もう少し待ってみよう……と思って2日後に聞いてみる。

「あのメールの件どう？ できる？」

「すいません。今忙しくて、ちょっと無理そうです……」

こんな経験はないでしょうか。

この「もう少し待ってみよう」とあなたが気をもんでいた2日間が、ムダな「アイドル時間」なのです。しかも最悪なことに、待ったにもかかわらず、結局「できません。すみません」という状況……期限がある仕事においては致命的なミスです。

私のチームで「あること」を実施した結果、こうした時間のロスはほぼゼロになりました。

それが「24時間ルール」です。

メール返信の24時間ルールとは、自分に来たメールに対して、誰しもが必ず24時間以内に何かしらの返信をしなければならない、というルールです。

今の時代、メールは非常に重要なビジネスツールですが、読んだり書いたりすることが自分の好きなタイミングでできるため、チーム内のアイドル時間を増やしてしまうという弊害も生みやすいのです。

そのアイドル時間をなくすために、「やりました」、「確認しました」、「○○日までにやります」、「それはできません」など、自分の意思表示を必ず24時間以内に返信するように決めたのです。

「○◯日までにやる」と言われたらその日まで待っていればいいですし、もし「それはできません」と言われたら、次の選択肢にすぐに移ることができます。

もちろん「24時間ルール」を適用しても、そうすぐには浸透しません。これまでのクセでメールの返信を放置するメンバーもいます。

そんなメンバーには、24時間経った後に「あのメール、返信ちょうだい」と指摘します。けっこう地道ですが、チームのスピードを上げるためには必要なことです。

「24時間ルール」がチームに浸透すれば、チームのスピードが劇的に速くなります。