99%の人がやらかす｢ダメ資料｣ランキング なぜ｢だから何？｣と言われてしまうのか

【3Dグラフ】

立体表現は意味があるかどうか熟慮すべき述べましたが、ことグラフとなると話は別です。グラフは、棒の長さや角度、傾きなどで比較することを目的としているため、3Dにして、歪みが生じるのは絶対にNGです。ケーキのような3D円グラフは、手前が大きくなってしまいますし、簡単な棒グラフであっても、前方と後方では長さが違ってしまいます。

エクセルやパワーポイントはクリックひとつで3Dグラフにできるため、「つい、何となくかっこよさそう」という理由で使ってしまう人が多い3Dグラフですが、正確さが求められるビジネス文書では使わないということを覚えておきましょう。

その情報、思考や理解の妨げになるノイズでは？

資料で伝えたメッセージに関係ないデータは時にノイズとなります。たとえば「5倍という劇的な成長を果たした」というメッセージを表現したいときに、途中のデータに凸凹があると相手はそこに目がいってしまい、5倍に成長したというインパクトのあるメッセージがしっかりと伝わらない可能性があります。

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【図】当社の売り上げ成長を表したグラフの例

ソフトバンクの孫正義社長のプレゼンテーションは、スライドの3分の2が右肩あがりの棒グラフという特徴がありますが、その棒グラフは順調に伸びているため、途中のデータもノイズとなることはありません。もし、自分が作成するグラフで目がとまってしまうような凹みがある場合には思い切って、最初と最後だけのデータ以外をノイズカットして単純化してしまうのもひとつの見せ方です。

仮に相手の方が慎重なタイプで、途中のデータを出さないと不信に思われそうという場合には、全データを表示し、異常値として見られそうな箇所に、たとえば「消費税アップの年」など原因や事象の説明を注釈として吹き出しなどで入れることで、相手の疑問をあらかじめ解消したうえで、メッセージに集中してもらうことができます。

ホワイトカラーの知的生産における付加価値は、数多ある情報を整理・加工し、意味づけをすることです。データをそのまま出すのは価値が付加されていません。取りあえず、全部ありものを見せるのではなく、どのデータが揃っているとインパクトが伝わるのかを考えてみましょう。