「ダメ出し受ける資料」「受けない資料」決定的な差 ダメな資料は「読ませる」「見せる」がブレている

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詳しくご説明しましょう。あなたはビジネスで使われる資料にはどんな種類があるかを考えたことがあるでしょうか。あくまで私の整理ですが、実はたった2種類しかありません

①じっくり、ちゃんと、読む資料

②パッと、サクッと、見る資料

念のため説明しますが、「じっくり」や「ちゃんと」とは、落ち着いて丁寧に、といった解釈をします。一方で「パッと」や「サクッと」は素早く大雑把に、といった解釈をします。

そして、シチュエーションに合った正しい種類の資料を活用することで、先ほどご紹介したような失敗体験は激減します

「見る資料」には美しくする工夫が必要

①の「じっくり、ちゃんと、読む資料」は細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する必要があります

作成にあたり留意することはまさに、「細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する」以外にありません。ある意味では、工夫の要らない資料ということになります。例としては次のようなものがあります。

・企業が決算発表などで公表する正式な資料(主に配布する資料)
・企業間で契約をする際に交わす契約書や覚書
・報告書や始末書など、細部まで正確に情報を伝達するための書類

一方で、②の「パッと、サクッと、見る資料」はそうはいきません。

ある情報を削ぎ落としたり、あるいは強調したり、色やグラフなどを活用し、見やすく、美しい資料にする必要が出てきます。つまり工夫が必要な資料なのです。例としては次のようなものがあります。

・採用活動で企業が使う概要説明資料
・経営層に向けて行うプレゼンテーション資料
・自社サービスの魅力を訴えるPR映像

ここで重要なのはこの2つをどう使い分けるかということです。その答えは、「読む」「見る」という表現にあります。

読む資料とは、相手に読ませるためのものです。見る資料とは、相手に見せるために必要なものです。当たり前のことを述べているように感じるかもしれませんが、これがとても重要です。

ビジネス書を例にとってみましょう。たいていの書籍には目次があります。では、この目次は読ませるもの、あるいは見せるもの、どちらでしょうか。さらにその本の表紙(カバー)はいかがでしょうか。

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