職場で評価される議事録をつくる「ポイント3つ」 「24時間以内に作成」「会議を録音しない」も重要

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私自身も、これまで多くの若手を見てきましたが、会議の度に発言をする人とそうでない人では、印象がまったく変わります。この場合、発言内容が正しいとか間違っているということは、ほとんど関係ありません。自分の意見を発言しようとするその積極性が、高評価のポイントなのです。

そして実際、発言をする若手のほうが、成長スピードも早いのです。

とはいっても、会議で発言することに勇気がいるというのはよくわかります。自分自身を振り返っても、とくに若手のうちは会議で発言をすることは怖いものでした。それでは、発言するにはどうすればいいか。対策は2つです。

会議で発言するための対策は2つ

まずは、会議の場で交わされる議論に対して、自分なりのYesかNoを常に考えておくことです。誰かが発言した意見に対して、自分はYes/Noのどちらの立場なのか、そしてそれはなぜなのかを考えると、それが自分の意見となります。逆に、脳内でそういったシミュレーションをせずに、ただ議論を聞き流していただけでは、自分の意見を持つことも、発信することもできません。

2つ目は「勇気を出す」ことです。発言に勇気がいるのは前述の通りですが、それならばもう腹を括って勇気を出すしかありません。

くじけそうになったら、前述の「決定プロセスに参加するため」「自分の成長のため」「存在をアピールするため」という、発言義務の三大理由をいま一度思い返しましょう。あなたの気持ちを後押ししてくれるに違いありません。

若手のうちは、会議の議事録を作成する機会が多いと思います。私も、20代の頃はたくさんの議事録を書いてきました。しかし、今にして思えば後悔していることがあります。それは、議事録作成を「雑務」としてとらえていたことです。

議事録作成は「雑務」ではありません。「ロジカル・ライティング」「資料作成」の有効なトレーニング機会です。あなたが議事録を担当することになったら、まず、こうした意識を持って取り組んでみてください。意識をするかしないかで、得られるものがまったく変わってきます。

では、議事録を作成する際のポイントを整理しましょう。

①要素を漏らさない

まず重要なのは、議事録に書くべき要素の洗い出しです。ここは、MECE(ミーシー:モレなくダブりなく)の考え方で洗い出しをします。

基本的な要素は、

・日時
・場所
・出席者
・決定事項
・要対応事項
・会議内容
・次回会議日程

といったものになるでしょう。これをベースに会議や議事録の目的に合わせて、要素の追加・削除を考えます。要素がMECEになっているか、過不足がないかをチェックするには、ほかの人が過去に作成した議事録も参考にするといいでしょう。

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