｢最後まで読んでもらうメール｣に学ぶ3つの法則 返事がもらえない営業マンのメール文面とは？

では、気軽に読んでもらえる「いい字面」とは、どんなものでしょうか。
ひとつに、「白っぽいこと」が挙げられます。

当たり前ですが、漢字を多用すると、パッと見たとき紙やモニタ面が黒っぽくなります。反対に、ひらがなや改行が多いと、見た目が白っぽくなる。

こんな文章はどうでしょうか。

「大観音島事件当時の特捜部長・蛇島基樹検事が調べた元官房長官・和邇浜健太郎の政治資金規正法違反事件で、次の新事実が判明した」

ライター業界では「お経」と呼ばれています。

漢字ばかりの文章が続くと、字面は黒っぽくなり、堅苦しい印象を受けます。固有名詞が多いとはいえ、改善の余地はあります。カッコを使い肩書きを整理する、「新事実が判明した」を「新しいことがわかった」と言い換える、などすれば、もっと読みやすくなります。

文章の技といえば、うまい言い回しや修辞法など高度なものと思われがちですが、それだけではありません。繰り返しチェックして誤字脱字をゼロにしたり、「お経」をなくしたりといった、基本的で地道な作業のほうが、はるかに大切です。

最初から最後まで字面によく気を配った文章は、パッと見ただけの人にも安定した印象を与えます。これは、ちゃんとツメを切り、ハンカチを忘れず持ち歩く身だしなみのよい人が、好印象を与えるのと同じです。

字面に気を配ることを、細かすぎる余計なこだわりなどと思ったら大間違い。ビジネスの目標達成という点では、大きな意義のある一手間なのです。

連絡メールでの誤解やトラブルを防ぐ「記号」の使い方

日本語の文章には、たくさんの記号が使われています。代表的なものでは、各種のカッコをはじめ、「……」「？」「！」など。

これらの記号は、連絡メールや回覧文書で使うことで、絶大な効果を発揮します。内容をパッと確認でき、読みやすく、トラブルが生じにくい文書を作ることができるのです。

部下や取引先に指示を出したいとき、メールを送る人は多いでしょう。しかし、次のような指示メールが来たらどうでしょうか？