送る前に見直して！｢下手なメール｣4つの修正点 リモートワークにおける生産性を高める秘策

次の文は、「800件のメールアドレスの取得」を目標としていた展示会の結果を報告するメールです。

原文は、重要な前提（メールアドレスの取得数800件の目標）に触れていません。本人自身が「前提を理解していない」か「前提を忘れてしまった」かのどちらかでしょう。そのため、展示会の結論が正反対になってしまいました。これでは相手に誤解を与えてしまいます。

それに対し、改善文は前提を正しく理解しており、「訪問者数は多かったものの大成功とは言えない」と結論づけています。「メールアドレスの取得数は目標に掲げていた800件を大きく下回り」と前提を示すことで、誤解の余地をなくしています。

説得力を感じさせるための「背景説明」

「前提」と同様に「背景説明」も抜け落ちに注意する必要があります。
以下は、社員Aさんによる会社への提案です。

原文は、どうしてそれをする必要があるのか？についての背景説明が抜け落ちています。これだと「説得力が弱い」と思われても仕方ありません。一方、背景説明を添えた改善文であれば、提案内容に強い説得力を感じます。

背景説明をしっかり行うことで、相手は「なぜ、この仕事をするのか」という目的を捉えやすくなります。すると、仕事に対するアイデアや工夫が生まれやすくなり、突発的な問題への対応力も高まります。

前提と同じく、背景についても「わざわざ言わなくてもわかっているだろう」という身勝手な“怠慢”は捨てましょう。相手と背景を共有することで、ムダなやりとりや時間のロスがなくなります。