トヨタで学んだ資料作成｢1分｣で伝えきるワザ 結論からでは不十分､文字数少ない適切な順番

そして、あらかじめまとめておいた資料を渡して、「〇〇の件ですが、これで進めてよろしいですか？」とだけ聞き、本当に1分以内に即決してもらう、というやり方をトヨタの現場では多くの人がしていました。

要点を押さえた資料がつくれていれば、ほとんどの場合に実際に即決してもらえましたし、何か問題がある場合でも、上司からひとつふたつ質問されて、それに答えることで次のネクストアクションに移りました。

「何の話か」をいちばん先に書く

具体的にはどのようにまとめればよいのか、例を挙げて紹介しましょう。

ある車種で走行中にノイズが発生する不具合が起きていて、対策aと対策bのどちらがよいか検討していたとします。この状況に対し、いろいろな調査や予備試験、関係部署での打ち合わせなどを行った結果、自分の中ではおそらく対策bがよいだろう、という結論がすでにあるものとします。あとは上司の合意を得るだけの状況です。

このような状況で、どのように資料をまとめればいいのか？ 相手はとにかく忙しくて時間がありません。「1分いいですか？」とお願いして時間をもらっているので、実際に「1分で読めるようにまとめる」ことが必要です。

まず結論から書くのではなく、「何の話か」から書きます。この資料のお題は何か？ということです。

よく「資料は結論から書け」と言われますが、本当に忙しい相手はあなたの考える結論よりも、どの案件に関する話なのかを最初に知りたがるものです。よって、その情報を読み手のために最優先で提示してあげます。例であれば、「車種〇〇の走行中ノイズ対策について」です。

次に①で提示したお題に関して、「いま、上司にはどんな回答や判断が求められているか」、つまりどんなポイントについて上司に判断をしてほしいのかを書きます。

これも忙しい上司は何の判断をすればいいのかを早く知りたいので、その情報を最優先で提示しているだけです。例では「対策aと対策bの検討結果承認をお願いします」とでも書けばいいでしょう。