トヨタで学んだ資料作成「1分」で伝えきるワザ

結論からでは不十分、文字数少ない適切な順番

③ 「結論」を書く

①と②のあとに初めて「結論」、つまりあなたがどう思っているか、どのように調整したかを書きます。

この場合だと「さまざまな検討の結果、対策bが有効だと思われ、設計変更の実施を求めます」などと書きます。

④ 「論拠」を列挙する

最後に③の結論を導いた論拠を列挙します。できるだけ3点の箇条書きにまとめて書くと、より上司が理解しやすいでしょう。

⑤ 必要に応じて「補足」を入れる

①~④までで基本的には問題ありませんが、もし追加で上司に知らせておきたい参考情報があれば、「補足」として末尾に記入します。ここも原則、箇条書きです。

『トヨタの会議は30分』(すばる舎)

「情報のボトルネック」を解消

その他、資料作成時のポイントは上述した“順番”を間違えないことと、文字数をできるだけ減らすことです。難しい専門用語を使うことも可能な限り避けます。外資系コンサルチックな横文字は御法度です。ついでに、柔らかい感覚を醸し出すとなおよしでしょう。

『トヨタの会議は30分 ~GAFAMやBATHにも負けない最速・骨太のビジネスコミュニケーション術』(すばる舎)。書影をクリックするとアマゾンのサイトにジャンプします。紙版はこちら、電子版はこちら

ペライチの紙にこれら情報の急所をまとめるだけで、あっという間に必要な報告を済ませ、上位の承認を得られます。

一方で、さまざまな企業のコンサルティングをしていると、多くの方が「ビジネスシーンにおける伝え方」で悩まれていることを実感します。このトヨタ的な資料作成法を武器のひとつにすることで、そうした悩みも一部は解消されるのではないでしょうか。

なお、この資料作成の「順番」は、口頭ベースの報告などでも同じように使えるため、ササッと結論を決めたいときにも役立ちます。ビジネス以外のコミュニケーションでも活用は可能なのです。

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