日々にメリハリがある人の「4色リスト」の秘密

「やる気」だけで続けられる人はたった2%

色分けに慣れてくると、メールでも即レスすべきものか、少し時間をかけるべきかなども色で見えるようになってきます。物事の判断スピードが速くなり、結果的に自分で自由にできる時間が増えます。

色分けが済んだら、「種まき」案件を細かく分けていきます。前述のとおり、「種まき」は日ごろおろそかにしがちですが、将来的に大きく影響をもたらす重要なタスクです。このタスクを先延ばしにせずに、いつでも取りかかりやすいように作業を分解しておくと、頭の中でぼんやりとしている「やるべきこと」が見える化できます。

例として「新規取引先に向けた企画書の作成」を分解してみましょう。

・クライアントの悩みが何かを調べ、ゴールを想定する
・5W2Hをまとめた企画案を考える
・クライアントから出そうな反論や質問をリストアップし、それに対する回答を用意する
・開催スケジュールや必要なスタッフ数を確認する
・資料作成開始
・資料を上司に最終チェックしてもらい、必要があれば修正する
・プレゼンのリハーサルをする

 

ここまで分解して準備しておけば、あとは粛々と作業を進めていくだけなので気がラクになります。

また、分解スキルを磨けば、「すごく忙しいと思っていたのに仕事が終わって振り返ってみたら、結局何も進んでいなかった」という徒労感からも解放されます。なぜならば、仕事の「粒」が細かいので、1日仕事をしていて一個も粒を消せなかった、ということはあり得ないからです。

意志が弱い自分を責めなくていい

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締め切りが迫っているのになかなか手がつけられず、普段はしない「掃除」や「メールの整理」をして、現実逃避してしまう――。そうしたことは誰にでもあるでしょう。

その原因は、何を、どこから、どうするかが曖昧になっているからです。やるべき仕事を細かく分解して取りかかれる状態にするプロセスは、今後の仕事をスムーズに進めるための立派な「種まき」作業です。

何ごともおっくうなのは取りかかるまで。最後の追い込みより、最初の仕込みが肝心です。朝イチに「もう、あとはやるだけ!」の状態になっていると思うと気持ちが前向きになりませんか。すぐに取りかかるだけにしておくことで、急な案件が入って中断があったりしても、またすぐにタスクに戻ることができるようになります。

また、全部のタスクを1日で消化できなかったとしても、朝の時間を「種まき」に充てたことで「今日は自分にとって大事なことに取りかかることができた」というスッキリ感を味わうこともできます。ぜひ実践してみてください。

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