グーグルの人が｢メールしない｣本質的な理由 仕事が速い人がやっている仕事のコツ

グーグルのオフィスには、ミーティング用の部屋に必ず大きなスクリーンが設置してあります。

議事録をとるのも、資料を作成するのも、誰かがひとりでパソコンに向かって書き込むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメントに全員が同時に書き込めば、その場でほとんどできます。

このやり方は、ミーティングに限らず、プロジェクトを進めるときにも有効です。よくあるのは、誰かがワードやパワーポイントで文書を作成した後、メールに添付して送信し、それを見た人が必要なコメントを書き込んで返信するというやりとりです。同じ名前で保存してしまうと、誰がチェックしたバージョンかわからなくなってしまうので、「バージョン1」「バージョン2」のように数字を入れたり、「日付」や「チェックした人の名前」を入れて保存し直したりするわけです。

しかし、いちいち名前を変えるのは面倒で、間違いが起きやすいし、ムダな時間が発生します。

グーグルの場合は、ファイルを添付してメールで送るという方法はとりません。メールで、「資料をアップしたので、必要があればいつまでに修正してください」と、グーグルドキュメントのリンクを添えて関係者に流しておけば、各々が各自で考えて修正を入れてくれます。そして、締め切りがきたらそこで終了です。この方法だと、すぐに完成させたい場合は、チャット機能や、ビデオ会議のできるグーグルハングアウトなどでお互いに話しながら、すぐその場で完成させてしまいます。

つねに最新バージョンを全員で共有できるので、文書のバージョン管理からも解放されます。

編集してメールで送ってまた編集して、というのでは、時間のロスが多すぎる。メールのやりとりではなく、その場のやりとりで仕事を完成させてしまうのです。

これを利用すると、進捗管理などもわざわざ人を集めてやる必要がありません。全員が共有ファイルにアップして、それを確認すればよいだけです。そもそも順調なら報告しませんし順調でなかったら相談します。それだけのことではないでしょうか？

なお、グーグルのことばかりだと宣伝のようなので付け加えると、マイクロソフトの「Office 365」や、アップルの「iCloud」もクラウド上でファイルが共有できます。

日程調整にメールを使ってはいけない

メールのやりとりのうち、かなりの割合を占めるのは、日程調整です。そしてこれが意外と面倒な仕事でもあります。全員にメールを送っても、都合が合わない人がいると、また再度仕切り直して日程調整のメールを送る。みんながすぐに送り返してくれるわけではないですし、招集する側にとっては一苦労になります。