英語でプレゼンするには？ ビジネスパーソンの英語学習法（その６）

相手の苦情の確認

次に相手がどんな苦情を寄せてきているのか、その問題点を確認します。ここでは、メッセージの内容を理解できるかが試されているので、誤った情報やメッセージと無関係ないことを言わないようにしましょう。これにも、以下のようにいくつかよくフレーズがあるので覚えておいてください。

I am calling regarding the message you left for us. In your message you told us that …（以下問題の内容）.（お客様が留守番電話に残されたメッセージの件でご連絡を差し上げております。そのメッセージでお客様は…だとおしゃっておりました）

また、解決策を述べる前に「ご面倒（ご迷惑、お手間）をかけてしまい申し訳ありません」と一言述べるのもありでしょう。その際は、We are very sorry for the inconvenience we have caused you.といった表現が使えます。

解決策1（時間があれば2）の提案

解決策を提案する際に大事なのは、わかりやすい（説明しやすい）ものにすることです。日本語で考えると専門的な提案が簡単に思い浮かびますが、英語に変換するときに表現が出てこない危険性があるので、keep it simple（単純明快に）を実践してください。

提案の切り出し方は、We would like to〜が便利です。また、2つの解決策を述べる場合には文頭にFirst(ly)、Second(ly)をもってきてもいいですし、2つ目の提案にWe would also like to〜とalsoを加えることもできます。

また、解決策の1までが60秒以内に提案できれば、タスク（課題）はクリアできたことになりますので、解決策2、そしてまとめと終わりのあいさつが述べられなくても、減点の対象にはならないでしょう。

まとめと終わりのあいさつ

最後に10〜15秒余った場合は、以下のような表現を使って、まとめと終わりのあいさつで締めくくるといいでしょう。

Again, we are very sorry for the inconvenience. If you have any questions, please feel free to call ○○（連絡先）.（最後になりますが、ご面倒をおかけして大変失礼いたしました。もしご質問がございましたらば、○○にいつでもご連絡ください）

以上が回答の流れです。それぞれの段階ごとに、よく使う表現がありますので、それらの表現を書き記した対応マニュアルを作成して、テストに備えるといいでしょう。これは、実際の仕事での英語の電話対応の際もきっと役立つはずです。

毎日の学習の教材としては、TOEICのLRテストのPart 4を活用しましょう。まずは問題文を聞いてから、それを要約したものを音読していきます。難しければ、最初は要約を日本語でしてもオーケーです。慣れたら要約を英語で書いてから音読。それにも慣れたら、今度は聞いたものをすぐに要約して口に出していきましょう。