上から目線で期日後の催促をしてはいけない

相手の非を責める態度は逆効果になることも

催促は、する方もされる方も気分がいいものではない。しかし、上手な催促の方法はある(写真:よっし / PIXTA)

すべての仕事はスケジュールに基づいて行われているといっても過言ではないでしょう。しかし、すべてがスケジュール通りに進むものではありません。期日が来ても、「書類が提出されてない」「入金がない」「納品されていない」といった「遅れ」が発生するのは日常茶飯事です。

そこで催促や督促が必要になるわけですが、催促はされる方はもちろん、する方も気分がいいものではありません。言い方によっては、逆恨みもされます。若手社員だけでなく多くのビジネスマンが対処法に悩むことだと思いますが、上手な催促をするためには、どうすればいいのでしょうか。

相手を疑う前に、まず自分を疑う

一口に催促といっても、「社内」「納入先」「仕入れ先」「消費者」など催促する相手との関係はさまざまですが、共通しているのは、強い態度、上から目線の態度で催促してはいけないということです。

手紙でも、メールでも、電話でも、もっともオーソドックスな催促の出だしは「行き違いがあったらすみません」「もしかしたら、こちらの勘違いかもしれませんが」といった具合に、自分の落ち度の可能性を伝えることです。すでに相手が書類の提出や入金を済ませていることは往々にあるからです。またスケジュールや仕事の依頼を伝えるメールや手紙がそもそも本人に届いていなかったというケースもあり得ます。

もちろん、実際は単に相手がスケジュールを守っていないケースがほとんどですが、まずは、相手を信じることから始めましょう。「まさかスケジュールを守らないことがあるなど、夢にも思っていない」という信頼しきった態度で接することは、相手に対して「信頼を裏切ってしまった」という強いプレッシャーをかけることにもつながります。

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