せっかちなのに丁寧な｢できる人｣の仕事術 ｢考える手間｣を減らして時間を確保する方法

せっかちな人がその力を最も発揮できることのひとつが、ルールが決まっている作業、流れや工程が定まっている単純作業、以前やったことを再度繰り返す反復作業などです。

これらはやることが定型化されているため、より効率的に作業しようというせっかち魂に火がつきやすく、スピード感を持って作業を進めることができます。

逆を言えば、ルールが曖昧、流れが決まっているのにマニュアル化されていない、以前にも似たような事例があるのに必要な情報がすぐに探し出せない……といった状態は、せっかちさを十分に活かしきれません。

フォーマットを作って作業効率を最大化させる

「定型化されたフォーマットを使用してプレゼン資料やレポートを作成する」「プロジェクト管理ツールを使い、全体の業務フローがすべて網羅された状態でスタートさせる」など、できるだけフォーマットを作成し、業務を定型化させることが大事です。

これにより、余計なことに頭を使わずにあらゆる作業を効率的に行うことができるようになります。

「うっかりせっかち」な人でも、最初からフォーマットがあればミスや対応し忘れといったトラブルを防ぐことにつながります。

チーム作業でも個人的な作業でも、再現性の高そうな仕事はフォーマット化しておくのがおすすめです。

一例を挙げると、

などがあります。

『「効率化」と「クオリティ向上」を同時に実現する せっかち式仕事術』（かんき出版）。書影をクリックするとAmazonのサイトにジャンプします

なお、私の会社では、社員がよく使う文書はできるだけフォーマット化・マニュアル化して共有フォルダに入れていますが、さらに細分化して、小規模・中規模・大規模案件で分けた見積書の雛形を用意するなどの個別の工夫をしています。

これらのフォーマットはどんどん増えていくので、場所や使い方が散乱するのを防ぐために、「ヘルプデスク」というブログを作成しています。

会社の業務に貢献しそうなこと、よく問い合わせがあること（引っ越ししたらどうするかといった手続き系、外部パートナーへの依頼方法、テンプレート素材）など、汎用的な情報をまとめたプラットフォームを用意しておくことで、何度も聞かれるようなことに使うムダな時間を削減しています。

みなさんも、取り入られる部分があればぜひ試してみてください。

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