せっかちなのに丁寧な｢できる人｣の仕事術 ｢考える手間｣を減らして時間を確保する方法

リストには、「今日はこの仕事をやる」といったプロジェクト名を記入するのはもちろん、「◯◯さんに返信」「領収書をプリントする」「◯◯さんの進捗確認」「ゴミ捨て」など、どんな小さなことでも書くようにしています。

だいたい、1日に20〜30くらいのタスクになります。

最初は「多いな……」とプレッシャーを感じるのですが、「早く終わらせたい」というせっかち魂が着火し、項目の多さが「早く取りかかろう」というエネルギーに変わります。

このように「自分がやることすべて」のリストがあると、「あれどうなったっけ……？」という余計な思考が入る余地がなくなります。

そして、完了したものはきれいサッパリ忘れることができます。

もちろん業務中にもタスクが発生するので、ボールを受け取ったらすぐにメモに追加→完了したらチェックを押す、という作業は都度行います。その繰り返しで未了と完了がきれいに仕分けされている感じはたまりません。

ただし、リストが並ぶことで「仕事をやっているつもり」になってしまうのが注意点です。

タスクが多い、仕事が忙しいことが大事なのではありません。

このタスクは自分がやるべきことなのか？ 仲間や外部パートナーに依頼できないか？ なども同時に考えるべきだと思っています。

そういった観点からも、リスト化することは自分の仕事・作業を視覚化することができ、考えるきっかけを与えてくれます。

丁寧・きれいに描こうとしない

私は、メモをとるときや指示を書き込むときなどに、字を丁寧に書くのは時間のムダと思ってしまうので、ギリギリ判別可能な殴り書きをマスターしつつ、独自の略字や省略語を使うようにしています。

たぶん社内では「すごく字が下手な人」と思われているのでしょうけど、ちゃんと通じているので気にしていません。

また、企画のアウトラインや、クライアントとユーザーの相関関係、デザインのラフなどを手描きで用意する場面が多いのですが、これも丁寧・きれいに描こうとはしません。

丁寧に描いていると、途中でちょっと失敗するとすぐ描き直したくなってしまうからです。

それでは当然時間がかかります。

手描きで描く場面の目的はほとんど、全体の流れや優先順位などを相手に簡潔に伝えるため。

その目的を果たせさえすれば、きれいに描く必要はないのです。

また、描くアイテムや描き方も統一させておきます。

紙はA4サイズのコピー用紙、ペンは滑らかに書けるボールペン、描く場所は広いデスク、といったように。紙に描くときの「しかく」や「まる」といった図形も、自分の中である程度描き方を決めておくと、その都度悩まなくて済みます。