「書くのが苦手」がなくなるChatGPT活用術3選 執筆・校正・要約からメール返信まで超楽々!

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読者の中には、知らないことについて調査する際、長文の文書を端から端まで読まねばならず、要点を理解するのに悪戦苦闘した経験がある方もいると思う。このようなシチュエーションで生成AIを活用すれば、複雑な文章も要点を絞って解説してくれる。

例えば、以下のようにChatGPTに要約を依頼しよう。

「以下の文章を要約して、3つの箇条書きで表現してください。1つの箇条書きでは40文字以内で表現してください。
文章:(対象文書を貼付)」

生成AIは文章の構成・要点を把握し、重要と思われるポイントを3つ箇条書きにして提示してくれるはずだ。

ChatGPTによる文章の要約
ChatGPTによる文章の要約 (『生成AI時代の超仕事術大全』より)

気持ちを取ってメールを代筆してくれる

ビジネスで毎日書かなければいけない文章は、メールかもしれない。ここでも生成AIは重宝する。

たとえばお客様からクレームのメールをいただき、これにすぐに返信しなければならない場合、あなたはどう対処するだろうか。一からメール本文を作成する人もいれば、メール文面例が掲載されたサイトを探し、より適した例文を探してくる人もいるだろう。

このような場合、例えば以下のようにChatGPTにメールの返信文面の作成を依頼すればよい。

「以下の「お客様からのメール」について、お客様に不快な思いをさせないような返信内容を3つ挙げてください。
お客様からのメール:(メール文面)」

するとどうだろう。お客様からのメールに対する返信文面を、ものの数秒のうちに3つ提示してくれる。

クレームに対する返信文面案
クレームに対する返信文面案 (『生成AI時代の超仕事術大全』より)

内容を見ると、ChatGPTはお客様からのメールが書き手の会社への苦情であることを認識し、3つの文章すべてに「申し訳ございません」という謝罪の文言が入っている。ここまでChatGPTで準備してくれれば、依頼人は一番よい出来の文面を採用し微修正を加えた後、メール送信ボタンを押せば対応完了だ。

こうした便利な使い方は、探せばまだまだ見つかるはずだ。文書に苦手意識を持つビジネスパーソンは、ぜひ積極的にChatGPTを活用してみてはいかがだろう。

佐々木 三泰 アクセンチュア ビジネス コンサルティング本部 AI グループ AI センター アソシエイト・ディレクター

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ささき みつやす / Mitsuyasu Sasaki

アクセンチュア
ビジネス コンサルティング本部 AI グループ
AI センター アソシエイト・ディレクター
アンダーセン コンサルティング(現アクセンチュア)入社後、基幹システム刷新案件の IT プランニングからシステム導入まで、首尾一貫してシステム構築案件に従事。現在は AI グループに所属し、AI Hub プラットフォームを基軸とした AI を基幹システムに組み入れるためのシステム構想立案からその実装までを受け持つ一方、AI POWERED コンタクトセンター、AI POWERDナレッジシェアリングといった言語処理をメインとする AI ソリューションの導入プロジェクトのプロジェクトマネージャーを担当。

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