数字で説明すると、ムダなく、最短、最速で伝わります。なぜなら、数字で相手が知りたいことを先回りし、必要なことだけ、シンプルに伝えることができるからです。
こう書くと、当たり前だと思いますよね。
でも、この「当たり前」が、なかなかできないのです。
たとえばこういったケース。
タイの工場の生産が、計画よりかなり遅れています。しかも、期末まで、あと2週間しかありません。部長から「どうなっているんだ」との質問が。どちらの説明が伝わるでしょう？
A「少し遅れていますが、計画通り生産できます。担当者から大丈夫だと聞いているので、大丈夫です」
B「当初の計画に比べ生産量が100キロ減り、期間内の生産は400キロになる見込みです。計画に追いつくには、あと2カ月かかります」
この場合、部長が知りたいことはなんでしょう？
まず「現在の生産量」です。これまでに、実際いくら生産したのか。次に「これからの生産量」です。つまり、あと2週間でどれだけ生産できるのか。または、計画に追いつくまでにどれだけかかるのか。
さらに、「可能性」。今の見込みは、どれくらい確実なのか。それ以外にも、遅れている理由や対策も知りたいでしょうが、部長はまず「いつ・いくら・何％」を知りたいのです。
「どうなっているんだ」に込められている意味
部長の「どうなっているんだ」を具体化すると、以下のような質問になります。
「今の生産量はいくらだ？」
「あと2週間で、いくら生産できるんだ？」
「計画の量に追いつくのは、いつだ？」
「今の見込みは、どれだけ（何％）確実なんだ？」
つまり、Bのように「いつ・いくら・何％」を数字で話せば、部長の疑問は9割カバーできるのです。
これは、工場だけではなく、オフィスで上司に報告する場合も同じです。
「現在の売上は、2000万円です。あと3週間で残り1000万円を売り上げて、計画の3000万円を達成する見込みです。残り1000万円の見込みは75％です」
「現在の集客は、300人です。今の申込みペースが続けば、定員の400名までの残り100人は、あと3日で達成するでしょう。95％問題ありません」
