新社会人が赤っ恥をかかない意外な敬語のコツ 正しい敬語でも使い方次第で相手を不快にする

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ビジネスの現場において、すぐに使える敬語の使い方をご紹介します(写真:ふじよ/PIXTA)
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コロナ禍では、ビジネス上のコミュニケーションがオンライン会議上で行われる機会が増えました。直接会えないことによって、これまで以上に重要になっているのが言葉遣いです。とくに、敬語がうまく使えるかは、それだけでビジネスパーソンとしての印象を左右します。この4月に社会人になったばかりのビジネスパーソンの中には、ビジネス敬語の使い方に戸惑っている人もいるのではないでしょうか。
分かっていても、いざ使うとなるとなかなか難しい敬語。また、場合によっては国語の教科書に載っているような正しい敬語の使い方をしたことでかえって相手を不快にしてしまうことがあるそうです。
そこで、一般財団法人NHK放送研修センター・エグゼクティブアナウンサー、合田敏行氏の著書 『「超解」シリーズ 敬語の使い方が面白いほど身につく本』より、ビジネスの現場においてすぐに使える適切な敬語の使い方を2つご紹介いたします。

適切な敬語の使い方①:知らない人の名前を聞けるようになる

社会人になりたての人が特に苦手なのが、知らない相手と会話することだといいます。

あなたが、オフィスのデスクで仕事をしているとします。そこに、黒い鞄を提げた1人の男性が入ってきます。あなたは、どんな態度をとるでしょうか?できるだけ目を合わせないようにしていませんか。

この場合、仕事を中断して立ち上がり、男性に近づいて声をかけることをおすすめします。

「あなたのお名前は?」では、敬語表現がありません。では、「どちら様でしょうか?」ならいいでしょうか? 

言い方は丁寧でも、相手に対して、「まず名前を言え」という態度は同じです。来訪者は、怪しい奴ではないかと疑われている気持ちになります。

不快にさせないためにも、「あなたを信用していますよ」とシグナルになる言葉をかけることが必要です。

「どのようなご用でしょうか?」

「誰をお探しですか?」

困っている人を助ける姿勢で対応するのがよいでしょう。

「どなたをお探しですか?」と聞くと、自分の身内を「どなた」と敬意をこめて表現することになりかねないので注意しましょう。

対応が問われるのは、ここからです。

相手を不審に思っている態度は、失礼にあたります。言葉の端にそういうものが表れないようにしつつ、正しく対応していくことが必要です。

「総務課のS課長にお会いしたいのですが」

こう言われ、すぐに「少々お待ちください」と言うのは、基礎情報が少ないまま対応を進めすぎです。基礎情報というと、まず名前ですが、相手から自然に出てこなければ、1つ段階を踏みます。

「お約束をいただいていたでしょうか」

約束がある方ならば、自分が知らなかったことを詫びて、

「それは、失礼しました。今、課長を呼んでまいります」

この時が、名前を聞くタイミングです。

「念のため、お名前をお聞かせいただけますか」と続ければよいでしょう。

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