｢リモートだと仕事ができない人｣の残念な真実 工程を少し見直すだけで作業効率は上がる

“新商品紹介”という仕事を分解すると以下の図のようになります。“新商品紹介”は、“コピーを作る”と“ビジュアルを作る”という仕事に分解できます。“コピーを作る”仕事は、さらに、“メインコピー”“リードコピー”“商品詳細の説明”に分解できます。同様に“ビジュアルを作る”という仕事も“撮影”“イラスト”と分解できます。わかりやすく分解する際のコツは、まずは大きく分類し、必要に応じて細かくしていくことです。撮影の箇所だけ色を変えているのは、後に詳細に説明をするからです。

自分の行動が「見える」ように

続いて、仕事を分解したものをもとに、スケジュール表を作成します。スケジュール表があれば、自分がどの仕事をいつまでにすべきか明確になります。同僚や外部のパートナーにも、自分の行動が見えるようになりますので、仕事の連携がしやすくなります。上司に進捗を報告する際にも、スケジュール表があると報告がスムーズになります。

「何だ、簡単じゃないか！」

と思われるかもしれませんが、意外と、この簡単なことをしている人は少ないのが現状です。ただし、段取りを決めるためには、このスケジュール表だけでは不十分です。実際の仕事は、現場での具体的な作業となりますから、誰が何をするかがわかる作業レベルまで分解しなければ、適切な進捗管理はできません。

“新商品紹介”という仕事の1つである“撮影”という仕事を作業レベルに落とし込むと以下のようになります。

続いて、各作業に関わる人を決めていきます。例えば、2番の“上司や関係者にラフを確認する”という作業には、上司や関係者、山田さん、フォトスタジオが関わります。

そして、これらの作業をスケジュール表に落とし込むと、誰がいつまでに何をすべきかが、具体的にわかるようになります。

「少し面倒だな」

と感じますか？ ベテランの方などは、自分の頭の中で、このようなスケジュールを組むことができるかもしれませんが、経験の浅い人には、まったく伝わりません。仕事仲間に、こうした具体的な作業がわかるスケジュールを共有しておかないと、テレワークではもちろん、職場においてもスムーズに仕事を進めることはできません。