担当者が突然代わったとしても、同じ部署のメンバーなら短期間で業務を引き継げるぐらいの粒度に落とし込むことを目指しましょう。
この明文化による可視化・標準化が、チーム全体の業務効率を高め、無駄な時間を削減することにつながります。そして、定時退社しやすい環境づくりに貢献します。
「このプロセスは本当に必要？」
③業務フローに潜む無駄を省く
次はドイツのリーダーが絶えずやっている「無駄を省く」段階に入ります。業務フロー全体を見直し、本当に必要なプロセスかどうかを検討しましょう。不要な会議、承認のプロセス、重複している作業など、改善できる点は意外と多いものです。前のステップで図解した業務フローを俯瞰してみます。
そして、このような質問を、自らに投げかけてみてください。
Q：このプロセスは、誰（顧客、社内、特定の部署など）のために存在しているのか？
Q：このプロセスは、もっとシンプル（手順を減らす、承認を簡略化するなど）にできないか？
Q：このプロセスは、手作業ではなく、自動化（ツール導入、システム連携など）できないか？
Q：このプロセスは、ボトルネック（停滞の原因）になっていないか？
Q：このプロセスは、過去の慣習やルールに基づいて行われていないか？
特に最後の質問は重要です。どんな会社にも「チェックリスト」が存在すると思いますが、見直してみると現在の環境にそぐわない、いわば「屍（しかばね）」となってしまった項目があるものです。
業務プロセスも同様に、無駄が潜んでいる可能性が高いのです。これまで明文化されていなかった承認フローなどを重点的に疑ってください。
この業務プロセスを見直し、分析し、改善提案を行う一連の経験は、問題解決能力や論理的思考力を養うことにもなります。
④チーム内での共有と継続的な改善
そして、最後のステップが、明文化され、無駄を削ぎ落とした業務フローを、チームメンバー全員が理解して、実際に使えるようになることです。せっかく、業務フローを整備しても、それが担当者だけにしか共有されていないと意味がありません。
グループウェアなどを活用して、いつでも、どこでも業務フローをチーム全員が参照できるようにしましょう。また、定期的な見直しも必要です。
一度作成したら終わりではなく、定期的に見直し、改善を図りましょう。
この4ステップで、タスクの属人化は防がれてゆき、チームの生産性向上が図られます。プレイングマネージャーの負担は軽減されて、チーム全員が効率的に働くことができます。そして、定時で業務を終える文化が育まれます。
