｢日本とドイツ｣労働時間の差は年間264時間。"属人化"を排除してチームを効率的に回す驚きの仕組み

補足も加えていますが、これらの内容を徐々に、より詳細に具体化することによって解像度を上げていきます。すると、詳細な「ジョブディスクリプション」ができあがります。

職務記述書をチームで作成する

「誰が」「何に」「責任を持つ」のかがはっきりすることで、業務の重複や抜け漏れが減り、指示系統はスムーズになります。

各メンバーが自身の担当業務に集中できるため、チーム全体の生産性が向上します。そして、「思わぬ方向から予期せぬ仕事が降ってくる」といった“あるある”が減ることによって、定時できっちり業務を終えることにもつながります。

前項ではリーダーが作成することを前提に解説しましたが、チーム全体で作り上げる方法もあります。この方法のメリットは、「ジョブディスクリプションの文化が根付きやすい」ことです。

もちろん、全社で導入させようと思ったら、人事制度を「ジョブ型」に変える必要があります。ただ、それは大掛かりで時間がかかることなので、ここではグループやチーム単位でもできる4つのステップを紹介します。

①「職務整理ワークショップ」の実施

チーム内で「どんな職務があるのか」「誰が何を担当しているのか」を可視化するワークショップを行う。

②「役割分担表」としてライトに運用開始

ワークショップで作成した職務リストを厳格に運用するのではなく、「ジョブディスクリプション」の簡易版として「役割分担表」のような形でライトに導入する。

③「職務確認」ルーティンの導入

作成した「役割分担表」を形骸化させず、日々の業務に組み込むことで、常に意識してもらうようにする。

④成功事例の共有と改善の継続

メンバー休暇時や業務の引き継ぎなどで「ジョブディスクリプション」運用による効果を実感してもらい、足りない点を改善し続けることで、文化として定着させる。

ドイツの職場で誰もが長期休暇を取れたり、急な病欠にも対応できる「バックアップシステム」が成立しているのは、この「ジョブディスクリプション」が最大限機能しているのが理由のひとつといえます。

「誰が」「何をやるのか」。書いてあることはシンプルですが、実は計り知れない効果があるのです。まずは、簡易版の「ジョブディスクリプション」を作成するところから始められてはいかがでしょうか？この一歩が、プレイングマネージャーの負担を軽減し、チーム全体の効率性を高めることでしょう。