在宅ワークで散らかった部屋を整理する効率テク 書類に手をつけ､デジタルのガラクタも処分

紙で保存しておく必要はないが、紙に書かれた情報は必要だという場合もある。ここでもっとも簡単な解決策は、スキャンしてPDFなどのデジタルファイルにすることだ。ファイルはパソコンに保存して、紙はシュレッダーにかければいい。

デジタルファイルにすれば、オフィスの中の場所を取らず、検索すればすぐに見つかり、必要ならメールですぐに誰かに送ることもできる。この先デジタルファイルの形でも不要だということになったら、クリックひとつで削除すればいい。書類のデジタル化で役に立つヒントは次の通りだ。

デジタル化を進めるコツ

・後で検索しやすいようなファイル名をつける

・最低でも1つの場所でバックアップを取る。2つならなおよい

・他人に知られたくない個人情報を含むファイルは、パスワードで保護することも考える

まだ書類のデジタル化に挑戦したことがない人もいるかもしれないが、やってみれば驚くほど簡単だ。大量の書類でもすぐに終わる。スキャナーやスマホのスキャンアプリ、あるいはスキャン機能もあるプリンターを持っているなら、自分でデジタル化することができる。

スキャナーを持っていない人、あるいは自分でやる時間がもったいないと思う人は、専門の業者に頼むという方法がある。インターネットで「書類のデジタル化 サービス」などで検索すればいろいろと出てくるだろう。
あるいは、業務用のスキャナーを短期間レンタルできるサービスもある。

情報をデジタル化すると、ホームオフィスの紙類を劇的に減らすことができる。またプリントした写真や、昔のCDやDVDもデジタル化してオリジナルを廃棄すれば、家全体のミニマル化にも貢献できる。