仕事ができる人ほど「メール返信が早い」は本当か しかも何度もやり取りしないよう工夫している

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日本的な働き方の常識を捨てない限り、仕事の効率化は進まないといいます(写真:y.uemura/PIXTA)
日本人は働きすぎだと言われます。残業が多く、労働生産性が低いことが問題とされています。近年になり、ワークライフバランスの観点から仕事の生産性を上げて残業時間を減らそうとする動きがありますが、具体的にどうすればいいのか明確な出口は見つかっていません。
「日本的な働き方の常識を捨てない限り、仕事の効率化は進まないでしょう」というのは外資系金融のゴールドマン・サックスなどでトップセールスマンとして活躍した宮本剛獅氏です。
「私は多くの優秀なビジネスマンと接する機会を得ましたが、仕事ができる人ほど残業とは無縁の働き方でした」。優秀な彼らの仕事のやり方を「超一流の仕事術」と定義し、新刊『1%の超一流が実践している仕事のシン哲学』にまとめた宮本氏が、残業ゼロで成果倍増の仕事術を3回にわたり解説します(1回目)。

「メールに時間を取られる」というのは、ビジネスマンに共通した悩みです。同じ相手と、何度もやり取りを繰り返す人も珍しくありません。それが毎日の仕事を忙しくしている原因の1つになっています。

メールを受信したら、可能な限り早く返信するのがマナーですから、仕事ができる人は素早い返信を心がけていますが、早く返信するだけでは、メールにかかる時間は短くなりません。文面を書いて送る→相手の返信を読む→また文面を書く……という作業は同じですから、その手間を省く必要があります。

メールは何度もやりとりしない

ビジネスマンの多くが「メールとは、相手と何度もやり取りするものだ」と思い込んでいますが、超一流はその固定観念を否定しています。相手と何度もメールのやり取りするのは時間のムダと考えて、できるだけ一度で済ませるような工夫をしているのです。

一通のメールには、その先に想定できることがいくつも隠れていますから、先回りして返信することで、ムダなやり取りを避けています。「この案件はどうしましょうか?」と部下や後輩から相談メールが来たら、超一流は「それはこうしよう」と返信するだけでなく、その後の展開を予想して、明確な指示を付け加えます。

「先方にこう言われたら、こう伝えてほしい。こっちにこう聞かれたら、こうやりましたと伝えるために、先に資料を送っておくといいね」
対応策を先に伝えておけば、その後は報告を受けるだけで済むのです。

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