どこの席を選ぶかで｢会議｣の成否が決まる理由 まず確認すべきは｢ホワイトボード｣の位置だ

「目的がない会議などない」「目的とゴールって違うの？」と思われた方もいるでしょう。私は次のように定義しています。

例えば毎週、「営業会議」があったとします。

「目的」は「最新の売上状況を確認し、目標達成のために必要な対策をとること」とします。この会議における「ゴール」は次の3つになります。

会議は事前の準備が重要

こうしたことが共有されないうちに会議が行われてしまうと、参加者がそれぞれ独自のイメージで参加することになるため、“脱線”が起こっても立ち返る場所がわかりません。というより、目的とゴールを全員で共有していなければ、そもそも“脱線”の定義もできないのです。脱線させている本人にとっては、それが脱線どころか本線であったりするわけです。

このように、会議の「目的」と「ゴール」が事前に参加者に共有されていないなら、会議は開くべきではありません。 繰り返しになりますが、会議は事前準備がとても重要なのです。

会議が終わった後に、「今の会議、意見を出し合うだけで終わったよね」「いいんだよ、今回は発散すれば」といった会話を耳にすることがあります。

これはブレスト（Brainstorming）とエバリュエーション（評定 Evaluation）の違いを参加者が理解（あるいは共有）していないことに原因があります。

会議には、どんどんアイデアを出す「ブレスト」と、出てきたアイデアを元に整理し最終決定まで持っていく「エバリュエーション」の2段階が存在します。

ブレストでは「出てきたアイデアを否定せず、どんどんアイデアを出す」ことがルールです。参加者のうちにたった一人でもこのルールを知らない人がいると、せっかくよいアイデアが出ても、その芽が一瞬で摘まれてしまいます。

つまり、会議においては、その日の趣旨が「ブレスト」なのか「エバリュエーション」なのかを、事前にはっきりさせておくことが重要だということです。

出てきたアイデアをマインドマップやフレームワークで整理し、結論まで導くのが「エバリュエーション」です。このときには活発に批評や議論をし合って、結論にこぎつけます。
このように「ブレスト」と「エバリュエーション」では、なすべきことも、参加する人の姿勢も大きく変わるということです。

こうした趣旨の共有なくして、会議を行うことはできません。