「モノが少ないと、快適に働ける」

【特別対談】土橋正×本田直之(上)

4つに分けて、書類を整理する

本田直之(ほんだ・なおゆき) レバレッジコンサルティング株式会社代表取締役社長兼CEO  シティバンクなどの外資系企業を経て、バックスグループの経営に参画し、常務取締役としてJASDAQへの上場に導く。現在は、日米のベンチャー企業への投資事業を行うと同時に、少ない労力で多くの成果をあげるためのレバレッジマネジメントのアドバイスを行う。東京、ハワイに拠点を構え、年の半分をハワイで生活するデュアルライフを送っている。『レバレッジ・リーディング』(東洋経済新報社)、『LESS IS MORE 自由に生きるために、幸せについて考えてみた。』(ダイヤモンド社)、『ノマドライフ』(朝日新聞出版』などがある。

土橋 今回の話だけど、仕事をする空間をどうやって快適につくるか。それを大きく左右するのは書類の整理だと思ってるんです。

おそらく、デスクの上で最も場所をとっているのが書類でしょう。はじめは1枚2枚のつもりが、いつのまにか〝山〟になっている。ひとつ山ができると、どんどん増殖していって、気が付けばデスクのほとんどが書類で埋まってしまい、仕事をするスペースはA5サイズくらいしか残っていない。

本田 たしかに。

土橋 そこで、最初に私の書類整理術を説明すると、書類は4つに分けています。取りかかっている仕事に関する「アクティブ書類」、スキャンをしてデータとして保存する「スキャン用書類」、書類の状態でとっておく「保存用書類」、それと「ゴミ箱行き書類」。

ここで重要な点は、書類に一切の例外を作らず必ず「4つ」のいずれかに分けること、つまり〝流れ〟を作ること。

ほとんどの書類は最終的には、スキャンをするか、ゴミ箱に入れるかになる。保存用書類も必ずしも全てとっておくわけではなく、定期的にチェックをする。そうして、日々入ってくる書類をさばいて、書類に埋もれない仕事のスタイルを作っています。イメージとしては、自分というフィルターを通過させている感じ。基本は、自分の中に残っているものだけで仕事をしていくのを心がけている。

本田 僕は、少し前から、書類というか紙を身の回りに置かないようにしてます。だから、なるべく紙はもらわない。

土橋 それはどういうこと?

本田 例えば、ミーティングなどで資料を渡されるじゃないですか。そうした資料は、ミーティングが終われば、その場で返すんです。

土橋 それで困ったりしない?

本田 しません。もしかしたら自分でも知らない間に困ったりしているのかもしれないけれど、不都合なことはないですよ。確実に覚えておかなければいけないデータなどは、その場で、iPhoneで『Evernote』にメモしてますから。

土橋いつぐらいからそういう状態に?

本田 5年くらい前からですね。

土橋 たしかに、自分にとって書類の全てが重要ではなく、その一部だけということの方が多い。だから、そこだけデジタル化するというのは私も大賛成。ただ、書類の中には紙そのものに意味がある、たとえば領収書や契約書といったものがあるよね。そういうものはどうしているの?

本田 領収書は集めておいて、会計をしてもらっている人に渡します。そこはアウトソーシングですね。紙の状態でとっておくのは契約書や、商標関係の書類ぐらい。郵便物や手紙もチェックしたら捨てるようにしてます。

土橋 領収書と契約書は、私も同じ方法にしている。さすがに、そうしたものはスキャンできないからね。

本田 スキャンはしないですね。雑誌の写真とかで画像を保存する必要があるときは、iPhoneで撮影して画像データとして残します。で、それをEvernoteに入れる。スキャンて、当たり前だけど、スキャナーがいるじゃないですか。でも、外出するときにいちいちスキャナーは持っていけない。だから、iPhoneで撮影して保存する。

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