残念な文書で「人間関係を破壊する人」の盲点 「書き言葉」は「話し言葉」の3倍強く伝わる

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<文例C: 普通の断りのメール>
せっかくのご案内ですが、都合が合わないため欠席いたします。
見本市のご成功を祈念いたします。
<文例D: すこし気を遣った印象のメール>
せっかくのご案内ですが、この日だけはスケジュール変更がかなわないため、誠に残念ながら欠席させていただきたく存じます。
見本市のご成功を祈念いたします。
後日、見本市の様子、新情報などお聞きかせいただけましたら幸いです。

どちらもNGはNGなのですが、後者のメールのほうが相手に対する尊重の気持ちは伝わるのではないでしょうか。

ネガティブな言葉は、会話中でもネガティブな印象を与えますが、書き言葉ではさらに負の印象が強くなりがちです。したがってダメ、イヤ、キライなどのネガティブな言葉は、できるだけ避けたほうが安全ということができます。

<文例E: ネガティブな言葉のメール>
今回、納期に間に合わないということでガッカリです。
ダメですね。
来週に納期を延長しましたので、必ず間に合わせてください。

怒りは伝わりますが、結論は出ているのですから、ここで恨み言を並べてもなんら建設的なことにつながらないだけでなく、ガッカリとダメというネガティブ言葉ばかりが強く脳裏に焼き付きます。

送るべきは「やる気の出る」言葉

ただでさえ納期遅れでへこんでいるところに、こんなメールをもらったら、ガッカリさせてしまったか、ダメなのか、と来週の納期に向かって頑張ろうという意欲まで阻喪(そそう)してしまいそうです

メールの意図は、「来週の納期には間に合わせてほしい」にあるのですから、そこを正しく伝える必要があります。ガッカリやダメは必要ありません。

<文例F: すこし気を遣ったメール>
今回、大きく期待をしていましたので、納期に間に合わないことは残念ですが、改めて納期を来週に延ばしお待ちすることにいたしました。
来週の納期には、これまでどおりの優れた品質の品が届くことを心待ちしております。

この段階での最善の結果は、来週の納期までに最高の品質の品が届くことですから、ガッカリとかダメとか、強いネガティブ言葉で相手を腐らせるより、メールではこの状況からモチベーションを高めてもらうことに気を配るべきと思います。

アルファポリスビジネス編集部

アルファポリスはエンターテインメントコンテンツのポータルサイト。小説、漫画、書籍情報などを無料で配信。最近はビジネス系の記事にも力を入れている。

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