残念な文書で｢人間関係を破壊する人｣の盲点 ｢書き言葉｣は｢話し言葉｣の3倍強く伝わる

ちょっとした気遣いで、メールの印象はぐっと良くなる（写真：polkadot／PIXTA）

「軽い気持ち」で送ったメールで大失敗

長い付き合いの友人が、ある組織のトップに就任したときお祝いのメールに「あなたがトップになるとは意外でした」と書いたことがあります。

意図するところは、出世欲の薄い人だったので巨大組織のトップになったことが意外ということと、強く自己主張しない人もきちんと評価する日本には珍しい質のよい組織ですねということでした。

ところが何年か後に聞いた話では、本人は「けっこう頑張った！」という気持ちでいただけに、見くびられたと感じすこしショックだったそうです。ほんの小さな言葉のすれ違いで、人間関係が壊れることは珍しくありません。

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軽い気持ちで送ったメールが人間関係の悪化を招くという最悪の事態を防ぐには、いくつかの基本を押さえておく必要があります。私の場合、前述のトップの話を聞いてから、かなり親しい間柄であっても、「メールは丁寧に」を基本とするよう心掛けています。

メールの基本は、今回のテーマである「書き言葉は話し言葉より3倍強く伝わる」も、そのひとつです。

「話し言葉」は時間の経過とともに流れていってしまいますが、書き言葉はそこに留まるということが背景にある理由かと思います。メールのやりとりは、その即時性から会話に近い印象を抱きがちですが、事実は書き言葉ですから、会話で交わされる言葉とは異なった印象で相手へ伝わるということに気を配る必要があります。「話し言葉」のつもりで、メールを書いてしまうと思わぬ地雷を踏みかねません。

といって手紙のような文章では堅苦しく、メールのよさが生かせないということで、登場したのが、絵文字や「（笑）」などというメール独自の表現だろうと思います。これらは書き文字の強さを和らげるためのショックアブソーバー、クッションの効果を発揮しているといえましょう。