残念な文書で｢人間関係を破壊する人｣の盲点 ｢書き言葉｣は｢話し言葉｣の3倍強く伝わる

とはいえビジネスシーンのメールでは、そうそう絵文字や「（笑）」などを多用できません。そのため文章の工夫で、印象面での誤解を避ける、印象を和らげる技術は、ビジネスパーソンにとって大切なスキルといえます。たとえばお願いのメールでも、文章表現の違いで印象はだいぶ変ります。

支払う側（お客）、支払われる側（業者）という関係ですから、あまりメールに気を使わなくてよいともいえますが、それでもお客だからと上から目線でメールを書いていると思われるのはよい効果をもたらしません。上記のメールだと、ほんのすこし言葉を加えるだけで印象はずいぶん変わります。

「〇〇してください」というのは、言葉は丁寧ですが、結局「やれ」という指示命令です。一方、「〇〇していただけると助かります」というのは、やってほしいことは同じですが、やってくれる人に対する尊重の意が感じられますし、やってくれることへの感謝の意も伝わります。

「してください」を「していただけると助かります」、あるいは「していただけると幸いです」に置き換えるのは大した手間ではありません。それで相手によい印象を与えることができるのであれば、そのほうが得だと思います。

「ネガティブなワード」はNG

何かを断るとき会話の最中であれば、「う～ん」と唸っているうちに相手が事情を忖度して、それで一件落着。あるいは「難しいかなあ……」と答えをあいまいにしていても「空気」で伝わりますが、メールでは言葉で白黒つけないといけない場合があります。

たとえば取り引き先から見本市の招待を受けたとき、スケジュールが合わず出席できない返事をするとします。