｢報告書は作業前に書いちゃう｣のスゴい効果 ｢爆速＋高生産性｣の人がやっている裏技

一般的な出張であれば、いつ、どこで、誰と会うのかなどの予定は事前に決まっています。そこで出張前に、体裁を気にせずに、これらのことをワード・ファイルなどにベタ打ちしてしまいます。

次に、打ち合わせの内容についても書けることを書いてしまいます。たとえば、Aさんとの打ち合わせでは、何の案件についてなのか、その背景は何か、議論のポイントや現時点でわかっていること、関連する情報、クリアすべき課題や注意点、決めたり合意したりすべき項目などについて、書けることはたくさんあるはずです。

これは、とりもなおさず、出張報告書という様式を借りた論点整理にほかなりません。事前にわかっていることや自分の考えを文字にすることで、何のためにどのような方針で出張に臨むのかといったポイントを明確にしているのです。

何の準備もせずに、手ぶらで出張先に乗り込むような人でないかぎり、私の経験上、ここまでで、報告書の半分は埋めることができます。複数の人と違った案件で会うときは、案件分だけ同じように書いておくことができます。

「空欄効果」でゴールを明確化する

さて、ここまで書いてから報告書の体裁を整えます。そうすると、議論の内容や結論など、現地でなければ書けない箇所が空欄としてぽっかり浮かびあがってきます。それが、出張で手にすべき情報、すなわち出張のゴールなのです。

人は穴があったら覗きたくなりますし、裏返しのものはひっくり返してみたくなります。同じように、空欄があったら埋めたくなるものです。当日は、空欄が順番に埋まっていくように気をつけながら議論を行うことで、わき道にそれずに内容の濃い打ち合わせをすることができます。

「出張→報告書」といった順番どおりに報告書はあとで書くものという思い込みを捨て、「報告書（1/2）→出張→報告書（1/2）」のように少し順番を変えるだけで、事前に論点整理ができ、「空欄効果」によってゴールに的を絞った打ち合わせができるなど、仕事の質が高まるのです。