デキないオトコの｢ああ残念｣なエクセル技 VLOOKUP､ピボットに頼るほどダメ資料に

1. エクセル資料
最初の過ちは、エクセルで資料を作ること。1枚のエクセルに文章、表、グラフ、図、複数など複数のパーツをまとめようとします。エクセルは表別に幅やサイズのレイアウトがしづらく資料作りには向いていません。しかも「ページ」の概念がないエクセルでは構成が難しい。すかすかになったり、とめどなく広がったり、ブサイクでまとまりを欠いてしまいます。

2. そのままコピペ
2つ目の誤りは関数、ピボット、フィルターをそのままコピペ。どこを見てほしいのか、分析結果は何なのかさっぱり分からない。しかもVLOOKUP用に項目がみっちり並び、エラー値が表示されっぱなし。ピボットは意味不明な集計軸がそのまま。フィルターは「▼」で見出しが隠れて読めない。ブサイクすぎて読む気をそいでしまいます。

デキるひとは技の形跡を見せない

エクセルが向いている作業は①一覧管理 ②データ分析 ③集計などの取りまとめ。仕事はインプット、プロセス、アウトプットの3ステップが基本ですが、エクセル作業はプロセスにあたります。エクセルの関数・ピボット・フィルターは、プロセスで使う技なのですが、DFDNオトコは作業工程のプロセスをアウトプットにコピペするだけなので、ブサイクで分かりづらくなる。DFDNオトコのエクセルが、エクセル技を使うほどザンネンになるのは人に分かりやすく伝える「アウトプット」意識が欠けていることに原因があります。

デキるひとのエクセルを観察しているとVLOOKUPやピボットなど「技」の形跡が見当たらず、すっと頭に入ります。もちろん管理、分析、集計の過程でエクセル技を使うのですが、デキるひとは相手に見せるアウトプットを意識して2種類の工夫を加えていました。