数行で終わるようなメールなら必要ありませんが、長文になってしまうメールの場合、最後まで読んでもらうために相手の頭のスイッチを押してあげる必要があります。さらに理解を深めてもらうために、これからこのメールで何の話をするのかを簡潔に伝えましょう。ただ、この内容が長くなってしまっては元も子もないですから、数行以内で、要件を整理して提示しましょう。
例1）
今週の会議で社長からご指示頂いた件、改めてお知らせ致します。
例2）
○月○日より開幕致します、○○主演の舞台「○○」の社内観劇のご案内をさせて頂きます。下記び公演日程を記載させて頂きましたので、ご希望の方は公演の前日までに○○（メールアドレス）までご連絡ください。
メール本文は、特に制約はありません。ただ、箇条書きにできるような内容は、整理してしまいましょう。特に日程などの情報は最重要な項目となりやすいので、メール本文の中で埋もれないひと手間が重要です。
例）
・お弁当手配の関係で、ご一行の人数を教えて頂けますでしょうか。
・お弁当は何時にご用意したらよろしいでしょうか。
見出しや本文と内容がかぶっていても、最後にまとめを必ずつけましょう。「どうせメールなんて流し読みされているんだ」と考えるぐらいでちょうどいいのです。ただ、まとめの内容には、相手に求めているアクションを必ず入れましょう。
最後に必ず相手に取って欲しいアクションを入れる
また、可能な限りいつまでに返事が欲しいのかも明記しましょう。それでも返信が遅れることもありますが、せめて被害は最小限度にとどめるためのコツです。
最後に入れる文の例）
今回の4月分の原稿の締切は、4月15日になります。週末になりますが、19時ぐらいまでにいただければ大丈夫です。なお、確認のため、締切了承の旨、明日の12時までにまずはご返信いただければ幸いです。よろしくお願いします。
結果として仕事が効率的に進む
返信をもらうための作法で6つも項目があるのかと驚く人もいるかもしれませんが、要するにダラダラとメールを書くのをやめましょうということを言っているだけです。
自分の経験ですが、1日に送信するメールが50通を超えたぐらいから、メールの内容を覚えていることが難しくなってきます。でもここで紹介した作法にのっとってメールの内容を構造化しておけば、自分が送信したメールを見直せば仕事の内容を思い出すことができるのです。
つまり、メールの返信を早くもらうための作法というのは、未来の自分へのわかりやすいメモを同時に作っているということでもあります。メールにひと手間かけることは、仕事全体を効率的に進めることにもつながるのです。
