デキない人の｢メール｣にありがちな"NGポイント" 一目でわからない文面は上司をイライラさせる

未読メール20件の中で、あなたのメールを最初に開かせ、すぐに返事させる。

それが、メールの件名のパワーです。

では、返信の早いメールの件名はどうやって作ればいいのでしょう？

今すぐできる、3つのコツをお伝えします。

まず、返信期限です。

「いつ」、つまり期限を書かないと、このメールは「急がない」と判断されるのです。「いつ」を数字ではっきり表すと、期限内に返事をもらえる可能性が高まります。

もし、期限内に返事をもらえなかった場合でも「確認：9／3迄に承認願。九州出張の件」のように、念押しすることができます。

次に、相手が行うべきアクションです。

「承認願います」「確認願います」「都合連絡ください」など、求めるアクションを件名に入れます。

もし、報告や情報共有など、相手のアクションが必ずしも必要なければ、件名の冒頭に「参考」「返信不要」など入れます。

メールの件名は18字以内で

最後に「件名は18字以内に」です。

短い件名でアクションと数字がわかれば、相手はあなたのメールを開きます。

「わかれば」です。ここに落とし穴があるのです。

上司が移動中にメールをチェックする場面を想像してみてください。パソコンでしょうか？ タブレットでしょうか？ それともスマホ？

スマホが圧倒的に多いのではないでしょうか？

空き時間でもチェックできるスマホのメールは便利ですが、注意点があります。

ズバリ、メールリストには、短い「件名」しか表示されないことです。

だから、相手にスマホでわかってもらうためには、件名は短い必要があるのです。もし、件名が長いと後のほうが「…」となってしまいます。

メールを開かないと件名の全体がわかりません。

設定にもよりますが、私が使っているiPhoneのGmailだと、19字以上は…です。

どうしても18字を超える場合、件名の最初に「いつ」「アクション」を書きます。