仕事ができる人の「文具の使い方」ベスト5

コクヨの社員はこうして生産性を上げている

コツ2:「色分けフォルダー」を使う

増えるばかりの書類を減らすために、4つの個別フォルダーに仕分けをして、不要な書類を洗い出す。こうした技術を駆使する社員もいます。

書類を減らすには4つの個別フォルダーに仕分けをして不要な書類を洗い出しましょう

4つの個別フォルダーの内訳は次のとおりです。

① 廃棄(古紙):不要で、古紙として出す書類
② 廃棄(シュレッド):不要で、シュレッダーにかけて廃棄する書類
③ とりあえず仮保管:ファイリングするか廃棄するか、すぐに判断できない書類
④ 後でファイリング:後でファイリングする書類

個別フォルダーにはラベルも付けますが、異なる色のフォルダーを用意して色分けして使ったほうが、感覚的に「これはミドリ(廃棄)、これはムラサキ(仮保管)……」などと仕分けしやすくなります。捨てるか残すか判断できず、フォルダーに仮保管した書類は、ちょっと時間を置いてから、判断をします。

半端に使わないことで、情報がシンプルにまとまる

コツ3:「手帳兼ノート」を1冊もつ

ある社員は、B5サイズのバインダーノート(ルーズリーフを入れて使うもの)を、手帳(スケジュール帳)兼ノートとして使用しています。

これにすべてまとめているのでこの1冊だけを持ち歩けばOK

スケジュールやメモ書きは、これにすべてまとめており、この1冊だけを持ち歩けばよいのでラク、とのことです。以前は、ノートと手帳を別に買っていました。その後、ノートをやめて手帳だけを買うことにしたら、月ごとに付随するページだけではメモをとるスペースが足りない、あるいは余ってしまう……、という困った状況に。

こうした中途半端な使い方をすることに納得がいかなかったため、いろいろ考えた結果、現在のルーズリーフの運用にたどり着いたそうです。

「今月は打ち合わせが集中して、メモのスペースが足りない!」というときにも、ルーズリーフなら、すぐに補充できるので便利とのことです。

次ページ両方使って、ヌケモレを防ぐ
キャリア・教育の人気記事
トピックボードAD
関連記事
  • 自衛隊員も学ぶ!メンタルチューニング
  • ポストコロナのメガ地経学ーパワー・バランス/世界秩序/文明
  • 最新の週刊東洋経済
  • 晩婚さんいらっしゃい!
トレンドライブラリーAD
人気の動画
「人のために働く職業ほど低賃金」な根深い理由
「人のために働く職業ほど低賃金」な根深い理由
商社大転換 最新序列と激変するビジネス
商社大転換 最新序列と激変するビジネス
「話が伝わらない人」と伝わる人の決定的な差
「話が伝わらない人」と伝わる人の決定的な差
渋谷駅、谷底に広がる超難解なダンジョンの今
渋谷駅、谷底に広がる超難解なダンジョンの今
アクセスランキング
  • 1時間
  • 24時間
  • 週間
  • 月間
  • シェア
トレンドウォッチAD
日本企業は米中の板挟み<br>全解明 経済安保

先端技術をめぐる米中の争いは日本に大きな影響をもたらします。海外からの投資は経済を活性化させる一方、自国の重要技術やデータが流出し安保上のリスクになる可能性も。分断の時代に日本企業が取るべき進路を探ります。

東洋経済education×ICT